كيفية تنظيم الوقت | نصائح وخطوات لتنظيم وإدارة الوقت
تنظيم الوقت من أهم ما تحتاجه في حياتك فهو سريع الانقضاء، فالذي يمضى منه لا يعود مرة أخرى فكل وقت وكل ساعة وكل لحظة تمر ليس بالإمكان استعادتها ولا يمكن تعويضها و لتتأكد من أن الوقت أهم ما تملكه قم بالإجابة على السؤال التالي
ما الذي ستفعله إذا اكتشفت أن أمامك ستة أشهر فقط ثم ستموت ؟
إجابتك على هذه السؤال ستضيء لك الجانب الآخر من تفكيرك ستخبرك أن هنالك عمل يجب انجازه ، وصديق بحاجة إلى مصالحته وأقارب انقضى وقت طويل لم تقوم بزيارتهم .
و سيجعلك تنظر إلى أشياء هامة تخشى أن تموت دون تقوم بالانتهاء منها
لذلك عليك البدء بتنظيم وقتك منذ الآن نقدم لك هذه الخطوات الخمس لمساعدتك
خمس خطوات عامة لتنظيم الوقت
معرفة مهامك
أنظر إلى أدوارك في هذه الحياة فأنت قد تكون أباً او موظفاً وربما موظفاً أو مديراً، فكل مهمة يجب أن تعطيها حقها من وقتك ، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية ، وإذا كنت مديراً مؤسسة ، فالمؤسسة بحاجة إلى تنظيم وإدارة وتخطيط واتخاذ قرارات وتحقيق إنتاجية عالية من الموظفين وإن كنت طالباً فدورك هو الاهتمام باستذكار ودروسك لتحقيق أعلى الدرجات الدراسية .
التخطيط
إن معظم الناس يعيشون حياتهم كل يوم دون أن تكون لديهم أدنى فكرة عما يريدونه او إلى أين هم ذاهبون ، وانه لمن المستغرب أن الناس يحددون وينظمون يخططون لرحلاتهم الترفيه قبل عدة أشهر بحيث يقومون بتجهيز المعدات وادخار الأموال واختيار الإمكان التي يودون زيارتها حتى يحققون اكبر استفادة من هذه الإجازة ولا يفعلون ذلك مع حياتهم .
وكما يقول المحاضر الشهير زيج زيجلار
لا نستطيع العودة من إجازة لم نقضيها
كما لا نستطيع الوصول لهدف لم نقم بتحديده
فيجب أن تخطط لتنفيذ مهامك كما تخطط لرحلة تريد قضائها في جزر هاواي أو أي مكان تود الذهاب له بل يجب أن تكون خطتك للحياة افضل من خطة الإجازة فهذه حياتك وأنت تعيشها مرة واحدة فاجعلها أكثر إنتاجية.
جدولة المهام
الجدولة هي أن تضع جدولاً يوميا او أسبوعياً لمهامك وتقوم بترتيبها على حسب الأهمية (الأهم فالمهم فالأقل أهمية) مثلاً جدولة المهام اليومية في أن تقوم بانجاز مهامك المكتبية إن كنت موظفاً بوقت أقل حتى لا تتراكم على الأعمال وتأجيل الاتصال بصديق او تصفح الفيسبوك لحين الانتهاء من عملك.
التنفيذ
حاول أن تلتزم بما وضعت من أهدافك الأسبوعية ، وكن مرناً أثناء التنفيذ ، فقد تجد فرصاً لم تخطر ببالك أثناء التخطيط ، فاستغلها ولا تخشى من أن جدول مهامك لم ينفذ بشكل الكامل.
التقييم
في نهاية الأسبوع أو الشهر أو العام ، راجع جدول المهام وتأكد من المهمة التي لم تستطع إنجازها.
واسأل نفسك لماذا لم يقم بتنفيذها ؟ فإجابتك على هذا السؤال ستساعدك مستقبلاً على تخصيص وقت لتنفيذ هذه المهمة او غيرها .
هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت .
خطوات تنظيم الوقت
1. احتفظ بسجل مكتوب لكيفية قضاء الجزء الأكبر من وقتك اليومي
2. القيام بالأعمال غير المحببة إليك في أوقات نشاطك
3. تفويض الأعمال التي بإمكان الآخرين القيام بها
4. الاستفادة من الأوقات الضائعة
5. القيام بالأعمال المتشابهة في نفس الوقت
6. استخدم مبدأ الأهم فالمهم في تنفيذ مهامك
7. تجنب مضيعات الوقت (مكالمات، زيارات أصدقاء، ثرثرة مع الزملاء، ..الخ) عند أداء المهام .
8. كتابة مهامك اليومية والوقت الضائع منها والاستفادة منها في التخطيط لتنفيذها بشكل فعال مستقبلاً
9.رتب مهامك وأولوياتك حسب أهمية هذه الأهداف
نصائح للتحكم في وقتك بنجاح
رد مع اقتباس