كيف تقيس النجاح في المشروعات والشركات
لا يمكن لمؤسسة أن تواصل التقدم ما لم تقس الذي يتم إحرازه. وضع مجموعة مقاييس واضحة وقابلة للتطبيق يعزز إنجازاتك ويسهل عملية وضع التقارير ويمدك بالبيانات التي تمكنك من معرفة إذا كان المشروع يمضي في مساره الصحيح أو في حاجة لمجموعة من الإجراءات التصحيحية أم لا. عرض هذه المقاييس ونتائجها على ذوي المصلحة (الأفراد أو المجموعات التي ستتأثر بالتغيير أو يمكنها التأثير فيه) سيعمق معرفتهم بالمشروع. ويشجعهم على المشاركة إذا احتجت مساعدتهم. حالما تتوافر لديك المعلومات المطلوبة عن المشروع، راجع ما توصلت إليه وجمعته من مدخلات لتتأكد من أن التغيير سيحقق النتائج المرجوة.
- نماذج من المقاييس النتائج المرجوة المقاييس خط البداية الهدف تواتر مرات القياس
- رفع كفاءة خدمة العملاء عدد شكاوى العملاء 20% 50% مرة أسبوعيا
- خفض مدة المكالمات مدى طول مكالمة العميل 7 دقائق 5 دقائق مرة أسبوعيا
- رفع استجابة العملاء لاستطلاعات الرأي عدد العملاء الذين استكملوا استطلاع الرأي على موقع المؤسسة 35% 60% مرة أسبوعيا
لا يدرك بعض القادة أن الأشخاص المطلوب منهم تبني التغيير هم المسؤولون عن نجاح المشروع على المدى الطويل وإذا لم يتمكن هؤلاء من إتباع أساليب جديدة للعمل والالتزام بها بعد ذلك فسوف يفشل مشروعك في النهاية بغض النظر عن أية نتائج جيدة حققتها في البداية ولذا فإن أفضل إستراتيجية لضمان النجاح هي العمل مع هؤلاء الأشخاص لتتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجونه بما في ذلك الاحترام والتمكين والتشجيع والمعلومات والأدوات والصلاحيات التي تساعدهم علي تشكيل التغيير بما يناسب مع أعمالهم.
التخطيط للتغيير
تشبه الخطة المحكمة خارطة الطريق فهي توضح لنا الوجهة الأخيرة لرحلتنا وأفضل أسلوب يمكن إتباعه للوصول إليها.
حالما تنتهي من استيعاب وفهم التغيير الذي أنت بصدده يمكنك وضع تصور للمشروع بأكمله ومجموعة من التوقعات للنتائج المرجوة وخطة توضح كيف ستدفع زملاءك ومؤسستك باتجاه التغيير الذي ترغب فيه ثم الحفاظ على النتائج التي حققتها.
كيف تبدو الخطة المحكمة؟
يصبح تنفيذ التغيير أسهل كثيرا حالما تتوافر لديك خطة محكمة ومفصلة توضح الأنشطة المنفذة في المشروع وتقدم نظاما يمكن للقادة وفرق العمل الالتزام به. تعتبر الخطة أيضا أداة اتصال رئيسية ومستودعا مركزيا لكل التعديلات التي تحدث على مدار عملية التنفيذ. يجب أن تشمل الخطة كل التفاصيل الدقيقة عن النتائج والميزانية والموارد والجداول الزمنية.
خطوات تساعد على التغيير
- اكتب ملخصا للمشروع واشرح شكله النهائي للتأكد من استيعابك لكل التفاصيل.
- تحل بالمرونة في التنفيذ واترك التفاصيل للفرق المسؤولة عن تنفيذ التغيير.
- عدل خطتك لتتواءم مع الموارد المتاحة. ولا تتعهد بالقيام بشيء لا يمكنك أنت وفريق عملك تنفيذه.
- اجعل خطتك بسيطة ومحددة.
- قسم المشروع إلى عدة مراحل. وضع توقيعك لكل جزء من أجزاء خطتك على أن يشمل هذا رؤيتك والموارد المتاحة والجدول الزمني …الخ.
- جهز قائمة بالمعايير التي تقيس بها نجاح كل مرحلة لتتأكد من سير المشروع بالشكل المطلوب.
- تأكد من اتفاق فريقك على الشكل الذي تبدو عليه الخطة والمعلومات المطلوبة لتنفيذها.
- افحص خطتك مع القادة الآخرين لتتأكد من أن افتراضتك معقولة ولتعرف ما ينقصها.
- وزع خطة مكتوبة على المعنيين و أعضاء فريق المشروع. لتضمن أن يعمل الجميع بناء على نفس الافتراضات والمعلومات.
أهم وثيقة في مشروع التغيير هي خطة التنفيذ فهي توضح المسار الذي ستتبعه لتحقيق النجاح وهي الأداء التي تنسق بها العمل طبقا للموارد المتاحة. خطط التغيير المحكمة هي التي تقود دائما إلى مشروعات ناجحة نقدم فيما يلي إطارا يساعدك على وضع أساس قوي لخطتك.
خطة المشروع
- مقدمة عن المشروع
- الأهداف
- رؤية عامة (للمدخلات والمخرجات)
- النتائج
- منهجية العمل (التغيير المطلوب في السلوكيات والمنهجيات والإمكانات والتكنولوجيا)
- التوقعات والافتراضات
- المخاطر
- المبادئ والأسس (الحوكمة)
- الموارد
- الميزانية
ما هي المبادئ والقواعد الحاكمة في إدارة هذا المشروع؟
قواعد ونظم العمل قابلة للتغيير أما المبادئ ثابتة تعني “الحوكمة” مجموعة القواعد الإدارية وأسس العمل التي توضح طريقة سير العمل. فمن الضروري وضع هيكل إداري ونظام واضح لبدء العمل طبقا لهما عند تنفيذ خطة ضخمة للتغيير، يحتاج العاملين معك إلى إدراك الأدوار التي سيلعبونها في المشروع. سيبرز توزيعك لهذه الأدوار بثقة وسرعة قدرتك على لعب دور مدير المشروع.
خطوات تساعد على التغيير
- كلف العاملين بأدوار ومسؤوليات واضحة وغير متداخلة.
- وثق التفاصيل التالية كتابية وراجعها مع المنفذين:
- مسؤوليات كل منهم.
- إسهامات كل منهم.
- النتائج المطلوبة من كل منهم.
- هذه التفاصيل ستجعلك تجنب مواقف مثل “لم أعرف أن على فعل هذا” أو “فريقنا لم يلتزم بهذا”
- وزع محضر كل اجتماع في اليوم التالي: فالموظفون قد يفسرون القرارات بشكل مختلف.
كيف أعد المشاركين للعمل بأساليب جديدة؟
لا يمكن تعليم من يشعر بالخوف أو الغضب أو الغرور
كيف أعد المشاركين للعمل بأساليب جديدة؟
يتطلب التغيير الجذري إتباع أساليب عمل منبثقة من المعارف والمهارات والأفكار والسلوكيات والعلاقات والمنهجيات الجديدة التي يجب تبنيها. وإذا لم تحدد هذه الأساليب وتؤسس لها سيكون مصير مشروعك هو الفشل المحقق، أو على أقل تقدير لن تحقيق كل النتائج الموجودة منه.
خطوات تساعد على التغيير
- وشح لكل عملية سيتم تغييرها شخصيا بعينه يكون مسؤولا عنها ودعه يشارك في تصميم وتقديم التدريب الذي سيؤدي إلى التغيير، مع عدم إغفال أو إهمال أية جزئية في العملية.
- يعمل التدريب بشكل أفضل عندما يبدأ بتوضيح أهمية المهارة للمتدرب، ثم تدريبه عليها ثم تمكنه من تطبيقها، ابدأ بعقد جلسات توعية لتشرح ماذا سيتغير وما الذي سيختلف بعد التغيير ركز على تطوير الإمكانات التي تشمل المعرفة والمهارات والسلوكيات المطلوب اكتسابها أو تعديلها، وأخيرا عزز الأساليب الجديدة بعقد جلسات لتدريب فرق العمل وجعل أعضائها يشعرون بالألفة والارتياح تجاه التغيير الجديد.
- لا تجعل جدول التدريب مزدحما فلا يتمكن المشاركون من استيعاب أدوراهم.
- خصص جزءا من وقتك لتلقي إفادات راجعة من زملائك حول المنهجيات الجديدة فربما يلفتون نظرك إلى أمور قد تكون أغفلها أو غابت عن فريق التصميم.
بحرص مدير المشروع الفعال على تشكيل فريق يتمتع أفراده بكل الإمكانات التي تنقصه هو ففرق التغيير الكاملة هي التي تتكامل قدراتها ومهاراتها أكثر مما نتماثل.
رد مع اقتباس