7 خطوات فعّالة لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجيّة



أن يكون هناك مايكفي من الوقت للقيام بالعمل، هو تحدّي يواجه العديد من رجال الأعمال لكنّ العديد منهم لايجد مايكفي من الوقت لإتمام جميع مَهامهِم، وعلى وجه الخصوص إذا ما كانت مسؤوليّاتُك كثيرة، وتأخذ على عاتقِك العديد من المهام والأدوار للبدء بعملِك. هذا لن يُحبطك فقط، لكنّه قد يُجهدَك حتّى تشعُر وكأنّك تتهرّب من مهمّة لأُخرى دون أن تُنجز أي مهمّة من القائمة التي بين يديك. إنّ اليوم هو فقط 24 ساعة ولا يُمكننا زيادة هذا العدد من السّاعات للأسف، لكنّنا نستطيع تغيير الطريقة التي نستخدم فيها هذه السّاعات ممّا يجعلنا نُدير وقتنا بشكل أفضل ليكون أكثر إنتاجيّة. ليس من السّهل القيام بذلك،
وقد يأخذ منّا قدراً كبيراً من الالتزام والانضباط، لكنّه من المُمكن أن تجعل الوقت حليفك في عملك، وليس عدوّاً لك. إليك عزيزي القارئ بعض الخطوات لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجيّة، لمُساعدتك على ضَم الإمكانات للزمن لتصبح أكثر إنتاجيّة في عملك.
1. ضع الأهداف إنّ أساس إدارة الوقت معرفتك إلى أين أنت ذاهب وكيف ستصل، فالأهداف تُساعدك لتضع خطّة وتُحقّقها، من الصّعب إنجاز أيّ شيء دون أهداف ذكيّة ومحدّدة وقابلة للقياس (غير مُستحيلة)، وعندما يتعلّق الأمر بإدارة الوقت وزيادة الإنتاجيّة، سيكون الهدفُ صغيراً وعلى المدى القصير، رَغم أنّه هامٌ للغاية. يمكنك البدء بتحويل جميع الأهداف طويلة الأمد إلى أهداف شهريّة، ثُمّ مع مرور الزّمن تجعلُها بالإضافة لذلك أهدافاً اسبوعيّة وحتى قد تصبح أهدافاً يوميّة. ستُساعدُك أهدافُك كُل يوم على تحديد هدف معيّن وتعرف متى عليك تحقيقه بنجاح.
2. ضع نظام عمل مُحدّد والتزم به هناك العديد من أنظمة إدارة الوقت والإنتاجيّة، وتتضمّن برامج مُتخصّصة، تطبيقات على الإنترنت وكذلك فلسفات شاملة أُخرى. ليس من المُهم أيّ الأنظمة أو الطُّرق ستستخدم، لكن فقط عليك البدء بشيء ما، تفهمهُ تماماً وتُتابع فيه. إذا كنت تناضل لإيجاد نهج معين تلتزمه في إدارة الوقت، حاول الجمع بين الأفكار لبعض الفلسفات المُختلفة لكي تملك أدواتك الخاصّة لوضع طريقة مثاليّة لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.
3. ابحث عن الوقت الذي يجعلك أكثر إنتاجيّة بعض النّاس يكونون أثر إنتاجيّة في الصّباح عندما تكون أدمغتهُم في أوج النّشاط وصاحية قبل أيّ أحد آخر. وبعض النّاس يفضّلون القيام بالأعمال المُهمّة في منتصف النّهار عندما تكون أوقاتهُم مُزدحمة وأكثر خنقة، والبعض الآخر هُم كبومة اللّيل يتركون أعمالهُم الأكثر أهميّة لنهاية اليوم لكي يكون لديهم ما يكفي من الوقت لتسوية الأفكار والمفاهيم. بإمكانك خفض الوقت المُتاح للعمل بحيث تُحدّد الفترات التي تعمل فيها بشكل أفضل وأكثر إنتاجيّة، وتخطيط مُعظم عملك الهام خلال ذلك الوقت. بإمكانك زيادة إنتاجيّتك أكثر من ذلك أيضاً عن طريق منع الانقطاعات التي تحصُل خلال وقت التّركيز في العمل.
4. اعرف أولويّاتك خُذ وقتك لتوضّح ما هي أولويّاتُك في العمل، ثُمّ قُم بجدولة الأعمال في وقتها المُناسب، وعليك وضع الأعمال الأكثر أهميّة في الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجيّة.
5. تتبّع وقتك كُلّهُ تتبّع الوقت من خلال تكريس أدوات تتبّع للزمن قد تكون طريقة ممتازة لإدارة الوقت، حتى عندما لاتكون بحاجة لتتبّع وقتك المصروف على العملاء أو الفواتير. يمكنك تتبع وقتك بحيث تزيد من إنتاجيتك بطريقتين قويتين. الأولى هي أن التتبُّع يجعلك أكثر تركيزاً على المهمة التي تعمل عليها بنفس اللحظة، وثانياً، يُعطيك التتبع الصورة الكاملة بالضبط عن وقتك أين صرف، يوماً بعد يوم وعلى المدى الطويل، يستطيع ذلك أن يفتح عينيك، وأن يوفر لك معلومات قيّمة حول كيفية استخدام الوقت، وكيف تصرفهُ فعلاً، وماهي التغييرات التي ستحتاجها لتزيح توازن الوقت بالاتجاه الصّحيح.
6. التفويض عندما يكون لديك الكثير من المهام تستطيع إراحة نفسك قليلاً باستخدام التفويض، تحديد المهام الأساسيّة طريقة جيّدة للبدء مع الشخص الذي تريد تفويضه، لكن ليس المهام الأساسيّة والمُهمّة التي عليك إنهائُها بنفسك. ثُمّ من المهمّ للغاية إيجاد الموظّفين المُناسبين وبناء فريق قوامهُ الثّقة والاحترام والأهداف المُشتركة. صحيح أن هذا الشّيء ليس من السّهل دائماً، لكن إذا كان لديك فريق دَعم بحيث تستطيع تكليفهُ بالمَهام بشكلٍ فعّال، سيجعل زيادة الإنتاجيّة لديك كالصاروخ الفضائي.
7.كُن دائماً في الوقت المُحدّد تستطيع التّخطيط لاسبوع أو لشهر أو حتّى لعام، ومع بعض الاحترام للوقت سيكون لديك فكرة عمّا ستقوم بعمله ومتى بالتّحديد، ولكن عند تطبيق ذلك في الحياة العمليّة، عليك البدء من اليوم. ليس فقط لأنّك لاتعلم ماذا يُخبّئُ لك الغد، لكن التّركيز على الحاضر والآن يُساعدُك في البقاء فعّالاً منذُ اللّحظة.
خُذ درساً ممّا تتعلّمهُ يوميّاً، خاصّة تلك الدّروس التي ترتبط بالإنتاجيّة وإدارة الوَقت، وأضف ما تعلّمته لعملك في اليوم التّالي. فبهذه الطريقة قد ينتهي بك المطاف في المنزلة المتقدّمة التي أردتها عندما بدأت العمل يوماً بعد يوم.