مسئوليات مدير المكتب الفنى بالمشروعات الانشائية

موقع الوظيفة : على رأس وظائف المكتب الفنى بأحد المشروعات
الرئيس المباشر : مدير المشروع
المرؤسين المباشرين : العاملين معه فى المستوى الادنى

ملخص أعمال شاغل الوظيفة :

متابعة أعمال مكتب فنى المشروع والتنسيق بينة وبين مكتب فنى المشروعات وإعداد البيانات والتقاير الفنية اللازمة .
الواجبات والمسؤليات :

أولاً ادارة العقد الرئيسى
( Construction Administration)

المرحلة الاولى : الاعداد لبدء التنفيذ

- اعداد النظام الخاص بحفظ المستندات المكتب الفنى
- استلام و دراسة و حفظ مستندات العقد الرئيسى و ملف دراسة العطاء مع كافة المرفقات الملحقة بهما
- التصميمات و الرسومات
- التاكد من وجود و استكمال المستندات و التراخيص و التصاريح اللازمة لبدء و استمرار العمل فى المشروع
- اعداد البرامج الزمنية
- عمل جدوال منفصلة للالتزامات التعاقدية .
- عمل جدوال للاختبارات المطلوبة طبقا لمستندات التعاقد
متابعة استلام الدفعة المقدمة (( اذا نص عليها بشروط العقد ))

المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ

- الاشتراك مع مدير المشروع او من يفوضة فى اعمال استلام الموقع .
– اعداد برنامج استلام التصميمات و الرسومات
- متابعة نظام حفظ المستندات الخاصة بالمكتب الفنى و التاكد من سلامتة
- متابعة تنفيذ الالتزامات التعاقدية تجاة العميل / اطراف اخرى و استيفاء المراسلات و المستندات الخاصة بالعقد الرئيسى و دراسة ما يمكن الاستفادة بة من بنود لصالح الشركة
- تجميع بيانات التقارير الدورية الخاصة بالعميل / الاستشارى/ إدارة الشركة للعرض على مدير المشروع / العملية وإخراجها
-تجميع بيانات المتابعة الداخلية الخاصة بالشركة نماذج ( أ – ب )
متابعة الكميات المنفذة وتأثيرها على البرامج الزمنية
-( Cost Control ) مراقبة التكاليف
-متابعة إعداد دفاتر الحصر الخاصة بالاعمال
-إعداد وإخراج المستخلصات الدورية
-إستلام وحفظ وتوزيع نتائج الاختبارات الفنية
-استيفاء وتوثيق أوامر التغيير الخاصة بالعقد الرئيسى وعلاقتها بالبرامج الزمنية والمالية للمشروع / العملية
-( Claims ) إعداد المطالبات بناءاً على بنود العقد
-التصوير الدورى للاعمال المنفذة ءا من تاريخ استلام الموقع
-متابعة استيفاء دفتر الاحوال و دفتر الزيارات .

المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال

-التاكد من استكمال الحصر النهائى للاعمال مع التاكد من استيفاء كافة بنود الاعمال المذكورة فى العقد الرئيسى و ملحقاتة .
-استيفاء مستندات تسليم الاعمال / المراحل / المبانى و اعداد مستندات التسليم الابتدائى .
-اعداد و اخراج المستخلص الختامى
-اعداد و استيفاء مستندات انهاء العقد
-اعداد و تجميع و اعتماد الرسومات التنفيذ من الاستشارى / العميل طبقا لشروط العقد AS BUILT DRAWING
-اعداد الكتالوجات و دفاتر الصيانة و الضمان و تسليمها للعميل
-المراجعة النهائية لنظام مستندات المشروع و التعديل النهائى للفهارس الخاصة بة فى حالة وجود تعديلات
-تجميع المستندات الخاصة بالتقرير النهائى للمشروع و اعداده
-الحصول على شهادات حسن الاداء / الانجاز و ذلك بالاشتراك مع مدير المشروع
-متابعة خطابات الضمان و التامين المحجوز

ثانيا : عقود مقاولى الباطن
(Sub – contractors administration)

-اعداد مستندات طرح مقاولى الباطن
-مراجعة دراسة مقاولى الباطن / الموردين فى ملف العطاء
-وضع النقاط الاساسية لشروط العقد مع مقاولى الباطن و الاشتراك فى الاختيار و التعاقد معهم
-استلام عقود مقاولى الباطن/ الموردين و كافة المستندات الملحقة بها و عمل ملف لكل منهم ضمن نظام حفظ المستندات الخاص بالمكتب الفنى.
-التاكد من معرفة مقاولى الباطن بالبرامج الزمنية الخاصة بهم و اية اعمال اخرى متداخلة و عمل جدوال منفصلة لكل منهم بنوع بدء الاعمال و انهاؤها .
-التاكد من معرفة مقاولى الباطن باللوائح و الاشتراطات الخاصة بالعمل بالموقع
-دراسة امكانيات مقاولى الباطن و مناقشة تصوراتهم او خطتهم لاداء الاعمال و مدى ملائمتها لحجم و نوع المشروع / العملية و توافق مواعيد التوريدات ( خامات / مون / معدات ) مع البرامج الزمنية .

المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ

-الحصول على كشوف و بيانات العمالة الخاصة بمقاولى الباطن
-التاكد من التزام مقاولى الباطن و العمالة الخاصة بهم بلوائح و نظم اشتراطات العمل فى الموقع
-التنسيق بين مقاولى الباطن فى بنود الاعمال المختلفة
-متابعة حجم انجاز مقاولى الباطن لدراسة و حل المشاكل و تقيم الاداء .
-عقد اجتماعات دورية مع مقاولى الباطن لدراسة و حل المشاكل و تقيم الاداء .
-اعداد دفاتر الحصر و المستخلصات الخاصة بمقاولى الباطن
-اعداد و اصدار اوامر التغير الخاصة بمقاولى الباطن
-اعداد و اصدار الانذرات الخاصة بمقاولى الباطن

المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال

-اخطار مقاولى الباطن بمواعيد تسليم فيما يتعلق بعقودهم
-مراجعة حجم الاعمال لكل مقاول باطن طبقا للعقد الخاص به و اوامر التغير الملحقة بة
-تجميع الانذارات الخاصة بكل مقاول باطن و تاثيرها على مستحقاتة .
-اعداد و حصر المواد و الخامات و الادوات المسحوبة من مخازن الشركة لمقاولى الباطن
-استيفاء بنود العقد من ناحية المستندات لكل مقاول
-اعداد اوجة القصور فى اعمال مقاولى الباطن و اعداد تقرير عن اداء كل منهم للاسترشاد به فى المشروعات الاخرى

ثالثا : الاحتياجات و المشتريات
(purchasing )

المرحلة الاولى : الاعداد لبدء التنفيذ

-اعداد قوائم تفصيلية باحتياجات المشروع و مستلزمات المشروع
-الحصول على نسخ عقود الموردين عن طريق مكتب فنى ادارة المشروعات
-حفظ قوائم منتجات و اسعار الخامات و المواد و الادوات المتوقع استخدمها اثناء التنفيذ
-مراجعة توافق مواعيد التوريدات مع البرامج الزمنية للمشروع
-الحصول على العينات و الكتالوجات

المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ

-زيارة المصنع او الورشة و التاكد من جودة تصنيع التوريدات و مطابقتها للمواصفات و توافق الانتاج مع مواعيد التوريد .
-التاكد من مواعيد و وسائل الشحن و النقل الى الموقع و متابعة مواعيد وصول التوريدات و توافقها مع البرامج الزمنية و اوامر الشراء
-فحص التوريدات عند وصولها و مطابقتها للمواصفات و العينات المعتمدة و تواريخ الصلاحية الخاصة بها بالاضافة للكتالوجات او شهادات الاختبار المرفقة ..... الخ
-التاكد من التخزين السليم للتوريدات
-المراجعة الدورية لحجم المخزون و استكمال الناقص فى مواعيد مناسبة

المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال

-اعداد الختاميات الخاصة بالموردين و مقارنتها بالكميات المذكورة بعقودهم
-اعداد قوائم بتوريدات كل بند او نوعية و تكلفتة الاجمالية
-اعداد تقرير عن الموردين ومدى التزامهم بالمواصفات و المواعيد و بنود التعاقد

رابعا : اعداد و متابعة البرامج الزمنية و المالية
( project control " cost , schedules )

المرحلة الاولى : الاعداد لبدء التنفيذ

-مراجعة البرنامج الزمنى الخاص بالمشروع
-اعداد البرامج التفصيلية الخاصة بالمشروع
-اعداد الموازانة التخطيطية للعقد
-اعداد النماذج و المستندات الخاصة بالمتابعة و التنسيق مع مدير المشروع

المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ

-متابعة و تحديث البرامج الزمنية الكلية و التفصيلية
-متابعة و تحديث الموازنة التخطيطية السابق اعدادها بالاضافة الى التدفقات النقدية
-مراجعة اوامر التغير على العقد الرئيسى وثاثيرها على البرامج الزمنية و المالية
-اخراج التقارير الدورية للعميل / الاستشارى / الشركة .
-حساب المصاريف المباشرة و غير المباشرة

-المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال

-اعداد و اصدار الجدوال الزمنية الخاصة بمواعيد تسلم الاعمال و مطابقتها على الجدول الزمنى للمشروع
-ادخال و حساب جميع اوامر التغيير على العقد الرئيسى و استخراج القيمة النهائية
-حساب التكاليف النهائية للمشروع
-المشاركة فى اعداد التقارير النهائية الخاصة بالمشروع

خامسا : حصر الكميات
( quantity surveying )

المرحلة الاولى : الاعداد لبدء التنفيذ

-اعداد قائمة بالبنود التى سيتم حصرها
-اعداد نظم و برامج الحصر التى سيتم اتباعها مع كل بند على حدة
-اعداد دفاتر الحصر الخاصة بالبنود

المرحلة الثانية : مرحلة التنفيذ

-القيام باعمال الحصر للبنود المذكورة فى العقد الرئيسى و استيفاء و اعتماد دفاتر الحصر الخاصة بها .
-القيام باعمال الحصر لاعمال مقاولى الباطن و اعداد دفاتر حصر لكل مقاول باطن / بند على حدة مما يسهل اعمال مراجعة و رصد الاعمال المنفذة .
-مراجعة اوامر التغير من حيث الكميات و مراعاتها عند اتمام الحصر .
-مراجعة المواد المستخدمة

المرحلة الثالثة : مرحلة تسليم الاعمال

-اعداد و استكمال دفاتر الحصر النهائية للعقد الرئيسيى
-اعداد و استكمال دفاتر الحصر النهائية لمقاولى الباطن .
-مطابقة الكميات المنفذة فعليا مع الكميات المذكورة فى العقد ( رئيسى / باطن )