التقارير الإدارية و قواعد كتابتها
تعتبر التقارير الادارية ذات أهمية كبيرة في الشركات و المؤسسات ،و لذلك يسعى الكثير من الموظفين إلى التعرف على القواعد السليمة لكتابة التقارير الإدارية ،و من خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف على الطرق و القواعد الضرورية لكتابة التقارير الادارية بشكل صحيح فقط تفضل عزيزي القارئ بالمتابعة .
أولاً التقارير الاإدارية ،و أنواعها .. تعرف التقارير الادارية بأنها مستند يقوم تقوم بشكل أساسي على تجميع الحقائق ،و المعلومات بشأن موضوع أو قضية معينة ،و تتعدد أنواع التقارير الإدارية فنجد هناك التقارير الخاصة بأداء العاملين داخل المنشأة ،و تعرف بالتقارير الرقابية ،و التي تقوم بوصف الوضع المالي ،و تسمى بالتقارير المالية ،و التي تتعلق بالمبيعات ،و نسبتها ،و تعرف بتقارير المبيعات و التقارير التي يقوم بكتابتها طاقم العمل بالمؤسسة أو المنشأة ..
ثانياً ما هي أهمية التقارير الإدارية ..؟ هناك العديد من الفوائد لكتابة التقارير الإدارية يمكن ايجاز هذه الفوائد في النقاط الآتية :
* تعتبر التقارير الادارية وسيلة اتصال فعالة بين الادارة العليا ،و مختلف الأقسام الموجودة بالمنشأة .
* يعتمد عليها في تقيم سير العمل ،و الخطط ،و الأهداف المطلوب انجازها .
* تتيح التعرف على آراء العاملين .
* تعطي المؤسسات فرصة التنبؤ بالحاجات المستقبلية للمؤسسة .
* تعين المدراء و المسئولين على اتخاذ القرارات المناسبة .
* توفر معلومات يعتمد عليها في التخطيط الفعال .
ما هي قواعد كتابة التقارير الإدارية بطريقة صحيحة ..؟ يجب أن يتبع الشخص الذي سيقوم بكتابة التقرير الإداري مجموعة من القواعد حتى يتمكن من كتابة التقرير بشكل صحيح ،و من أبرز هذه القواعد ما يلي :
* يجب أن يقوم الموظف بحصر التقارير التي كتبها زملائه من قبل ،و عليه أن يعرف جيداً ما تتضمنته هذه التقارير حتى يصبح لديه معلومات عن الأوضاع السابقة .
* يفضل قبل بداية كتابة التقرير أن يحدد الهدف الرئيسي من التقرير ،و يركز بشكل جوهري على المعلومات المطلوبة بشأن موضوع التقرير .
* تنظيم التقرير بشكل لائق فعليه القيام بوضع عناوين رئيسية لموضوع التقرير .
* الإبتعاد عن التفاصيل الغير مطلوبة ،و أن يركز جيداً على صميم الموضوع .
* الالتزام بالحيادية ،و عدم الإنحياز لفكرة ما أو موظف ما بل عليه أن يكون حيادي في عرض الأفكار ،و يبين جيداً غرض اختياره لفكرة ما و تفضيلها عن غيرها .
* الترتيب ،و السلاسة ،و هنا يجب أن ينتقل كاتب التقرير من فكرة لآخرى ،و عليه أن يحاول وضع نفسه مكان الشخص الذي سيقوم بقراءة هذا التقرير ،و عليه أن يحكم على التقرير قبل أن يحكم المسئول عليه فهذه الطريقة يسوف تجنبه الوقوع في الكثير من الأخطاء .
* يجب عليه تبسيط المعلومات للقارئ ،و اذا كان هناك أمور معقدة عليه البدء أولاً في الأمور البسيطة ،و بعدها الأمور المعقدة ،و عليه شرح ،و تويح كل ما هو غير مفهوم .
* يفضل الإعتماد على صغية المبنى للمعلوم لجذب انتباه القارئ ،و ان يهتم بذكر أسماء المسئولين ،و مناصبهم الادارية .
* يجب تدعيم التقرير بالحقائق ،و الأدلة ،و من الممكن أن يستخدم الكاتب الرسوم و الأشكال البيانية .
* يفضل الإعتماد على أساليب تجذب انتباه القارئ ،و تجعل موضوع التقرير أكثر أهمية و وضوحاً كأساليب المقارنة ،و ذلك لتوضيح الفرق بين وضع ،و آخر ،و كذلك ذكر نتائج مرحلة أو وضع ما ،و هكذا . .
* يفضل مراجعة التقرير جيداً و التأكد من سلامة القواعد ،و أن التقرير خالي من الأخطاء الإملائية .
* يجب أن تكون المعلومات التي سيتم عرضها في القرير واضحة ،و محددة ،و على كاتب التقرير الابتعاد عن عبارات الشك .
رد مع اقتباس
