كلنا نمتلك بريداً إلكترونياً نستقبل عليه يومياً عشرات بل مئات الرسائل أحياناً، بعضها ننتظر وصولها بلهفة والبعض الآخر يظل حبيس النسيان لسنوات وربما لنهاية العمر، وكما أن الحديث الجيد مهارة جيدة قد يفتقدها البعض فإن كتابة الرسائل الإلكترونية مهارة أيضا لابد أن نتعلمها لنحظي بإتصال افتراضي ناجح مع الآخرين، من خلال النصائح التالية سنتعرف كيف نكتب ايميلاً ناجحاً.
تحديد الهدف
أنت عندما تهاتف شخص ما فبكل تأكيد لديك شيء ما تود أن تبلغه إياه وبالمثل فأنت ترسل بريد الكتروني لتقل شيئاً ما لذا عليك فيالبداية أن تحدد ماذا تريد أن تقوله بالضبط وهل الأمر يحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني أم من الأفضل أن تبلغه وجهاً لوجه أو على الهاتف.
الدقة
تأكد من عنوان المرسل إليه بدقة، فالحرف الخطأ يمكن أن يجعل أسرارك فيحوزة شخص آخر أو يمنع البريد من الوصول، تشمل الدقة أيضا التأكد من هوية الأشخاص الذين يجب أن ترسل لهم نسخة مخفية cc فوضعهم مع البريد الالكتروني للمرسل إليه قد يسبب إحراجاً للشخصين، انتبه جيداً لهذا الأمر.
التنسيق
يشمل التنسيق أن تهتم جداً بكتابة عنوان لرسالتك الالكترونية، فالرسائل الغير معنونة مهملة قبل أن تصل للمستقبل،انتبه جيداً لذلك فالأمر ليس رفاهيةً واختبر بنفسك كم مرة حرصت على فتح رسائل غير معنونة!
رسالتك المنسقة تعبر عن شخصيتك وجديتك، تخيل ماهو انطباع الشركة التي تقدمت للعمل لديها عن استقبال إيميل غير معنون، يخلو من التحيات و المقدمات، عندها لاتندهش إذ لم تلتق منهم أى رد على رسالتلك، وتذكر أنك لم تقدم نفسك بالصورة الصحيحة وكما تعرف أن الإنطباع الأول يدوم، فارسم تفاصيله كما يحلو لك.
كتابة الايميل
هناك مجموعة من القواعد الهامة التي يجب مراعاتها جيداً عند الكتابة:
التحية: لابد أن يبدأ الإيميل بالتحية سواء كنت تعرف اسم الشخص المرسل إليه أو لاتعرفه، اذ كنت تعرفه إذكره مع التحية فذلك يعطيه إحساس أن هذه الرسالة تخاطبه هو بالذات فسيعطي انتباه أكثر لها.
التحديد: من القواعد الذهبية فيكتابة الايميلات هى كن محدداً، الرسائل الإلكترونية ليست مجالاً للدردشة والفضفضة، ادخل فيالموضوع المقصود الذي ترسل الرسالة من أجله.
كن واضحاً: لاتقل “بخصوص الموضوع الذي ناقشناه من قبل” بل قل “بخصوص موضوع كذا” فعقولنا ليست دفاتر والناس مشغولون بالكثير من الأشياء فلا تحملهم أعباء جديدة فوق مايحملون.
استخدم الأسلوب الرسمي أو المهني في الكتابة: عادة لانراسل أصدقائنا من خلال رسائل البريد الإلكتروني بل من خلال فيس بوك أو واتس آب، لذا فأغلب الرسائل الالكترونية التي نرسلها تخص أغراض مهنية بحتة، لذا احرص بشدة على استخدام الأسلوب الرسمي وخاطب الناس بألقابها واستخدم الطريقة المتعارف عليها لتبادل التفاصيل التي تخص العمل.
طول الرسالة: كما ذكرنا من قبل كن محدداً واذهب إلى الهدف سريعاً لاداعى للتطويل وإذ كانت الرسالة بها الكثير من التفاصيل إحرص على تنظيمها على شكل فقرات كل فقرة تتناول فكرة بعينها وفي نهاية الرسالة قدم ملخصاً لما ذكرته حتى لايتشتت القاريء حدد فيه ماهو الخطوات المطلوب إنجازها.
لغة الرسالة: اختر كلماتك بعناية فإذا أسئت التعبير أثناء الحديث مع شخص ما وجهاً لوجه فيمكن تدراك ذلك بسهولة وفي ثوانٍ معدودة لكن تخيل التأثير السلبي الذي سيحدث في نفس وعقل الشخص الذي استقبل هذا التعبير من خلال البريد الإلكتروني، لاتستخدم الكلمات التي تدل على أكثر من معنى، وقم بالوصف بشكل مناسب لأنه إذ لم يفهم الشخص ماتقصده فالأمر لايخصه بل يرجع لعجزك عن توظيف كلماتك بدقة.
تشمل اللغة أيضا احترام اللغة المستخدمة للتعامل مع هذه المؤسسة، فإذ كنت تخاطب مؤسسة ألمانية فليس من اللائق أن ترسل رسالتك بالعربية، انتبه لذلك بشدة.
الخاتمة: كما أكدنا من قبل على أهمية التمهيد من خلال التحية والمقدمة فإن ختام الرسالة أيضا أمر في غاية الأهمية فعادةً لا نترك الناس قبل أن نقول لهم “سلاماً” أو “إلى اللقاء” فأنت عندما ترسل بريدك بدون ختام أو تحية فيالنهاية فهذا شيء سيء جدًا لايتماشى مع الآداب العامة.
الإمضاء: اذا كنت تخاطب أشخاص لايعرفونك لابد أن تذكر اسمك ومنصبك أو وظيفتك في النهاية وبالمثل فسيظهر التوقيع الخاص بك بشكل أوتوماتيكي مع كل ايميل رسمي ترسله يخص العمل.
المراجعة: الأمر في غاية الأهمية عندما ترسل بريداً مطولاً تشرح فيه محتويات أحد الملفات وفي النهاية ترسل الايميل فارغاً بدون المرفقات، لن يستغرق الأمر أكثر من ثوان ٍمعدودةٍ في مراجعة كل التفاصيل ولكن سيوفر عليك الكثير لاحقاً ويظهر مدي جديتك واتقانك لعملك بل ستكتشف أيضا أشياء لاقيمة لها يمكن حذفها وأشياء آخرى تحتاج إلى إعادة صياغة.
المصدر
www.arageek.com
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة *نجمه النجوم*
