عوامل نجاح الاجتماعات المدرسية
التحضير السليم :
التحضير السليم يؤدي إلى تحقيق النتائج التي تم الإعداد لها ، سواء من حيث موضوع وأهداف وأشخاص وغير ذلك ، فكلما تم بذل العناية في الإعداد لعقد الاجتماعات كان ذلك ايجابياً على النتائج التي سيتم تحقيقها .
الاستعداد و الجاهزية :
المدير الناجح لا بد أن يكون مستعداً ، ولديه تصور وكيفية معينة لإدارة الاجتماع ، بالإضافة إلى قيامه بالتفكير بالنقاط ذات الأهمية في جدول الأعمال والاستعداد والجاهزية لها أهمية قصوى أثناء المناقشات التي تتم في الاجتماعات ، وخلال عملية إدارتها وأسلوب طرح الأفكار والرد عليها.
تهيئة الحاضرين :
تعد تهيئة الحاضرين أمراً ضرورياً ، لما لذلك من أثر بالغ أثناء طرح التساؤلات والمناقشات أثناء الاجتماع ، فإذا كان الحاضرين على دراية بأهداف الاجتماع والغاية من انعقاده فإن ذلك يساهم إلى حد كبير في فهم المواضيع التي تم طرحها ،وإدارتها بالشكل المطلوب نظراً لأن كل منهم قام بتحضير المواضيع التي عقد الاجتماع من أجلها ، من خلال إعداد البيانات والإحصائيات المطلوبة وغيرها من الأمور اللازمة .
الحيلولة دون نشوء الخلافات الشخصية :
لابد للمدير الناجح من الانتباه إلى هذه الرسالة بالذات لان لها تأثير لا يمكن تجاهله ، فالمطلوب منه العمل على الحيلولة دون نشوء أي خلافات شخصية أثناء الاجتماع ، وعلى المدير الحرص على أن يقوم بمعالجة هذه النقطة بحكمته وأسلوبه الخاص وتلعب شخصية المدير دوراً لا يستهان به في هذا الشأن ، حيث يكون له من الاحترام والتقدير لدي الآخرين ما يمنعهم من الدخول في الخلافات الشخصية بحضوره ، علاوة على أنه ينبغي له أن ينبه إلى أهمية عقد الاجتماع وضرورة الترفع عن الدخول في الخلافات الشخصية التي من الممكن أن تؤدي إلى فشل الاجتماع .
الالتزام بمواقيت الاجتماع :
ويتم ذلك من خلال التقييد التام من قبل المدير بمواقيت عقد الاجتماع زمانه وكذلك بمدة الوقت المسموح به لكل من الحاضرين بإبداء وجهة نظره ، بالإضافة إلى الالتزام بموعد فض الاجتماع ، والمراحل الزمنية لتنفيذ الخطط والبرامج التي تم التوصل إليها بنتيجة الاجتماع .
العمل على المتابعة :
إن العديد من الاجتماعات تعقد من أجل وضع الخطط المستقبلية التي تخص المؤسسة ، وهذه الخطط لا تنتهي بمجرد فض الاجتماع ، لأن هناك مرحلة لاحقة لوضعها وهي مرحلة التنفيذ المستقبلي لها ، ومن أهم الأمور التي تستلزمها هذه المرحلة هي المتابعة والإشراف على تنفيذها ، لذلك من المفروض أن يعطي المدير الناجح اهتماماً بالغاً لهذه المسألة ، إلا وهي المتابعة لتنفيذ الخطط التي تم وضعها .
ملاحظة: اغلب الاجتماعات المدرسية غير فعالة لسبب بسيط جدا لغياب جدول يضم محاضر الاجتماع .
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة ازهر العامري
