في اليوم الواحد نتلقي و نرسل الكثير من رسائل الإيميل بعضها ما يتم تجاهله والبعض الأخر يقرأ و لكن دعنا نتسأل لماذا معظم رسائلنا لا تقرأ أو يتم تجاهلها من الأصل فالبريد اليوم وسيلة مجانية إحترافية و أصبحت ضرورة ليست مجرد رفاهية غير أنها موفره لوقت و الجهد فإنه يساعدنا على القيام ببعض الأعمال خاصة في التقديم على العمل و أخذ الرد المبدئي ..
عنوان البريد الإلكتروني : لرؤية بريدك كشخص محترف لتقديم على عمل يرجي كتابة إسمك على عنوان البريد الذي توقع بيه أخر البريد فالعنوان يمثلك أو يمثل إسم شركتك أو أي وسيلة تمثلها ، سطر إلي يترك فارغ في حالة ما لم تتمكن من الحصول على الإسم المرسل له الإسم الخاص بك يكتفي بذكر الإسم الأول فلا داعي لأسماء الدلع الغريبة .
الرد و إعادة التوجيه : ضرورة التأكد من إستخدامك سواء الرد أو الرد على الكل فهذا من شأنه إرسال معلومات عنك إلى عدد كبير من الناس وغالبًا هو خطأ يقع فيه الغالبية العظمي من المستخدمين الجدد الذين لا يعرفون الفرق بين الحالتين فتأكد من توجيه الرسالة لشخص المراد توجيه الرسالة له فقط.
سطر الموضوع و اللغة المستخدمة : يتلقي الأشخاص كل يوم عدد من الرسائل فيجب أن يحتوى سطر الموضوع على موضوع ذو معني المرجح جدًا قيام بعض الأشخاص بتجاهل البريد الذي لا يحتوى على معني مقنع لاحظ أن الرسائل تواجه الكثير من المنافسة و سطر الموضوع هو الذي يحدد هل ستقرأ أم لا و عليك تحديد اللغة المستخدمة في بعض الحالات يفضل اللغة الإنجليزية لو كنت تراسل شركة عالمية مثلًا.
التحية : يجب أن تشتمل رسائلك على التحية المناسبة للرسميات لو ساورك شك إستخدم مستوى أعلى من التحية الرسمية مع التأكد من كتابة إسم المرسل إلية بشكل صحيح .
الرسالة نفسها : من الضروري جدًا تخصيص نقطة رئيسية لكل رسالة إلكترونية ترسلها في الأغلب يقرأ البريد بشكل سريع لو كان الموضوع يحتمل كلامًا أكثر صيغه في شكل قوائم كل قائمة تشتمل على نقطة ، تفكر في الأسلوب ضع نفسك مكان المتلقي قبل إرسال الرسالة فلا توجد لغة إشارة في البريد و تلك تختلف عن اللغة الواجهية (face to face) لا تستخدم رموز الانترنت العامية فقد تؤدي إلى سوء فهم من قبل المتلقي و كذلك عليك إتباع القواعد اللغوية السليمة و الإملائية .
وقت الإرسال : عليك أيضًا تخير وقت الإرسال المهني لو كنت تقدم على عمل يفضل الإرسال الصباحي مثلًا .
أخيرًا التوقيع: عليك بوضع توقيع متميز يحتوى على معلومات الإتصال بك كالهاتف و الفاكس و العنوان .
عليك بعد إتباع كل الخطوات السابقة القراءة مرة أخيرة على الرسالة قبل إرسالها لتأكد أنها جذيرة بالإرسال .
المصدر:المرسال
رد مع اقتباس