البروتوكول
هو مصطلح عام يمكن أن يحدد العديد من جوانب العمل. و ان كل شيء بدءا من السلوك والملبس وتنفيذ المهمات يجب أن تتم في إطار البروتوكول الذى وضعته المنشاه. وعادة ما يتم تعريف هذه المبادئ التوجيهية لكل موظف عند استخدامه. وقد يطلب من الموظفين تقديم ما يثبت على أنهم قد قرأوا وفهموا و وافقوا على شروط بروتوكول شركاتهم.
الأساسيات :
الغرض من عمل بروتوكول هو تشجيع جميع العاملين في المنشاه على التصرف بطريقة موحدة. عمل بروتوكول يساعد على ضمان أن جميع العاملين كل يفهم دوره في المنشاه، والمهام والتحديات التي يواجهونها، وكيفية تنفيذها في أسرع وقت وبدقة على قدر الإمكان.
التدريب :
هناك بعض المنشآت يمكن أن توفر تدريب على البروتوكول و آداب التعامل لموظفيها. قد تحدث هذه الدورات التدريبية في موقع آخر أو في الموقع حيث يعمل الموظفين . يلاحظ الخبراء أن آداب القوة العاملة متنوعة على نحو متزايد ويتطلب هذا النوع من التدريب لمساعدة الناس من جميع مناحى الحياة التواصل مع بعضهم البعض والعمل معا. أن البروتوكول والاتيكيت يساعد على وصل الهوه الاقتصادية والثقافية، والمعرفية واختلافات اللغة.
الفوائد :
البروتوكول يظهر الوجه المهني للجمهور ، وإلى الشركاء والجهات المانحة بشكل موحد. أن البروتوكول يوحد العاملين فى المنشاه تحت أهداف مشتركة، وضمان أن يتم تنفيذ المهام لصالح المنشاه. كما أنه يساعد فى التخلص من الارتباك، و يمكن المنشاه من الوثوق بالموظفون لتنفيذ المهام بسرعة وبشكل مستقل. والموظفين الذين يتم عرض البروتوكول وآداب العمل للمنشاه أمامهم، يكونوا قادرين على اتخاذ قرارات واعية حول ما إذا كانت هذه المنشأه تناسبهم للعمل فيها . خصائص بروتوكول الأعمال

عمل بروتوكول يشمل عددا من المجالات بما في ذلك الدبلوماسية، والعادات الدينية والسياسة والأخلاقيات. عمل بروتوكول يختلف من بلد إلى آخر و يقوم على العادات العرقية والاجتماعية والاقتصادية. للمسافرين من رجال الأعمال، من المهم جدا فهم خصائص البروتوكولات التجارية للبلد قبل الزياره. هذا سوف يساعد رجال الأعمال المسافرين تجنب الإحراج والإهانة غير المقصودة إلى رجال الأعمال الذين يستضيفوهم.
· المظهر:
بروتوكول الملابس يعتبر له معيار موحد ؛ الملابس المحافظه. للرجال وهذا يعني بدلات سوداء، رمادية أو بنية اللون، والقمصان وربطات العنق تقليديه طبقا للتصاميم الكلاسيكية أو الثابته. وينبغي للمرأة ان تحقق من العادات المحلية لمعرفة ما اذا كان البنطلون مقبول فى بروتوكول المنشاه، وهل المقبول أن يكون الفستان طويل جدا,أم متوسط الطول أو فقط تحت الركبة.
السلوك :
السمة الرئيسية لبروتوكول العمل هو السلوك. في بلدان الشرق الأوسط يعتبر التلامس باليد سوء أدب. إذا لمس رجل امرأة ليست جزءا من عائلته، هو علامة على عدم الاحترام. في البلدان الآسيوية، التحيه يجب ان تكون رسميه. المصافحات مع انحناءه طفيفه بالراس هي الشكل المقبول عالميا للتحية في آسيا. بروتوكول العمل في الصين يفرض تحية اقدم شخص في الغرفة اولا.
عند ممارسة الاعمال التجارية على الصعيد الدولي، لا تستخدم اسم الشخص الأول الا اذا دعيت للقيام بذلك. كثير من الثقافات هي أكثر تحفظا في علاقات العمل وأنه من الأفضل استخدام لقب تشريفي، مثل السيد أو السيدة، ولقب الشخص. معاملة الناس بشكل غير رسمي خلال رحلة عمل تخريب لأي صفقات محتملة.
تحقق دائما من بروتوكولات عمل العميل, لانه يمكن اعتبار بعض السلوكيات إهانة أو وقاحه. بروتوكولات الآداب ضرورية في دعوات العمل الطعام . على سبيل المثال، في الصين يعتبر أخلاق وقحه للغاية وسيئة لمناقشة الأعمال التجارية اثناء تناول الطعام.
الاتصالات
اللغة هي سمة مهمة من بروتوكول الأعمال. معظم رجال الأعمال يتكلموا اللغة الإنجليزية، ولكن يجب التحدث بها بشكل واضح ورسمي. تجنب الحديث بسرعة كبيرة أو استخدام كلمات عامية. بعض رجال الأعمال يحاولوا معرفة بعض العبارات الشائعه فى مجال الأعمال فى الاجتماعات المشتركة ، ولكن النطق السليم أمر ضروري.
في بعض اللغات، الكلمات لها معان متعددة تستند على كيفية النطق بها. اللغة مهمه أيضا في الوثائق المكتوبة. عند تقديم مقترح عمل مطبوع إلى عميل، فمن الأفضل ان تقدمه في اللغه الاصلية.
فهم خصائص بروتوكول الاجتماع عمل مهم أيضا. مخاطبه الشخص باللقب الصحيح من البرتوكولات الهامه فى العمل ، حيث يجب معرفة النطق السليم للأسماء قبل أي اجتماع.

أنواع البروتوكول في إدارة الأعمال :

آداب العمل هو نوع من البروتوكول التي يجب اتباعها. عمل بروتوكول هو جانب هام للغاية لتشكيل العلاقات داخل المنشاه وبين المنشات الاخرى. ويمكن تعريف البروتوكول انه هو الإجراء السليم لقواعد السلوك. هناك العديد من البروتوكولات المختلفة الضرورية بين مختلف البلدان كما يجب عمل مثلها فى الأعمال التجارية. وهذا يؤدي إلى إعطاء صورة إيجابية عن المنشاه الخاصة بك وبالموظفين.
1. الآداب :
المنشآت المختلفة لديها مستويات مختلفة بشكل جذري من الآداب. هذا يتضمن كيف يعامل زملاء العمل بعضهم بعضا، والى اى مدى يتعاملوا برسميه في بيئة العمل . على سبيل المثال، قد تسفر عن بيئة غير رسمية جدا العاملين نكت خارج السياق مع بعضهم. إذا كان عميل جديد في المكتب، واستمع إلى هذه النكت الخارجه ، سيعتقد أن المنشاه لديها موظفين غير مهذبين. الآداب تشمل أيضا كيفية تنظيم مظهر المكتب ، و مظهر الوثائق والتقارير التي يعدها المكتب والطريقة التي يتواصل بها الموظفين مع رؤسائهم.
الملابس :
الملابس هي واحدة من أول الأشياء التي من شأنها أن تكون ملفته في لقاء أو زيارة للمكتب. بعض المنشآت تقر ملابس غير رسمية للغاية، مما يسمح للعاملين فيها لارتداء الجينز والقمصان. معظم المكاتب، مع ذلك، يستخدم الموظفين الزي الرسمي او الكاجوال طبقا لما ينص عليه بروتوكول العمل. ا
الاتصــالات :
بروتوكول الاتصال يمكن التحقق بسرعة من خلال مكتب الاستقبال. يمكن لموظف الإستقبال أن يقدم تحية استقبال رسميه وإيجابيه، في حين أن كلمة "اهلا" قد تكون تحية شائعه في مكتب آخر. يجوز للمكتب وضع سياسات محددة لكيفية تواصل العاملين مع بعضهم البعض، وكيف يتم التواصل مع المكالمات الواردة أو الزوار.
اجتمــاعـــات :
بروتوكول اجتماع رجال الأعمال قد تغيرت كثيرا عن العقد الماضي، حيث ان العديد من الاجتماعات اصبحت الآن تتم عبر شبكة الانترنت والفيديو للسماح بحضور الإجتماعات في جميع أنحاء العالم. هذا يعطي الموظف الذى يعمل من المنزل فرصة ليشارك في الاجتماع وإلى أن تكون أقل رسمية. ويمكن الموظف ارتداء ملابس البيت فى اجتماع عمل رسمي في حالة العمل من المنزل. بعض الشركات لديها بعض البروتوكولات التي توضع لضمان أن هذه الاجتماعات تعمل بطريقة معينة ولها معايير مهنية محددة.


المصدر: د. نبيهه جابر
منقول