اولا : الجهاز التنظيمي و المحاسبة العامة
الإجراءات
1. هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمي ؟
2. هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها ، تبين ما يلي :-
المسؤوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسؤولين في الشركة .
الأشخاص المفوضين بالدخول في معاملات وتنفيذها .
الأشخاص المسؤولون عن الموجودات الثابتة .
الأفراد المسؤولون عن وظائف الضبط المالي .
3. هل تجهز تقارير مالية للإدارة دوريا ( مثلا كل شهر ) تسمح بمقارنة أرصدة الحسابات مع التقديرات أو الميزانيات التقديرية .
4. هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية ؟
5. هل الميزانيات التقديرية معده بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية . وهل تراجع الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها .
6. هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الادارة لوضع السياسات والأهداف ، ومراجعة إنجازات الشركة ، لاتخاذ القرار المناسب ، وهل تجهز محاضرة لهذه الاجتماعات .
7. بالنسبة للمسؤولين عن حيازة النقد :-
هل يجرى التحري عنهم قبل ترشيحهم .
هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة .
هل يوجد تأمين على النقد في الطريق .
8. هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة وهل يتم تبليغ تلك السياسات والأستاذ للموظفين .
9. هل للمسؤول الرئيسي عن المحاسبة في الشركة صلاحية كافية فوق موظفي قسم المحاسبة وسجلات المحاسبة .
10. هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلي :-
معالجة المقبوضات النقدية ، واستلام البضاعة المشتراه ، وشحن البضاعة الجاهزة
توقيع الشيكات ، والموافقة على الفواتير ، والموافقة على أوامر الشراء .
مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد .
11. هل القدرة على الوصول إلى الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسؤولين عن الاستاذ العام .
12. هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به في مكان أمين ( مثلا خزانه محكمه الإغلاق وتكون ضد الحريق ) .
13. هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة .
14. هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفي المستوى المناسب من جهاز الشركة .
15. هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف .
16. هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها .
17. هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة .
18. هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينه للتأكد من اكتمال دورتها المحاسبية .
19. هل تشتمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات آلتي يجب أن تسجل بها .
20. هل حسابات الاستاذ العام مرتبه ومبوبه لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال .
21. هل هناك تعليمات مكتوب وافيه لتجهيز البيانات .
22. هل تخضع البيانات المالية لمراجعه ، شاملة بما في ذلك مقارنات مع الفترة السابقة ومع مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسؤولة في الشركة قبل إصدار هذه البيانات .
ثانيا: المبيعات والذمم المدينة
الإجراءات
1. هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة .
2. هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح .
3. هل المسؤوليات محددة في قبول طلبات البيع ، والعملاء ، والبيع الآجل ، وشروط البيع .
4. هل تجري الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن .
5. هل تسجل أرقام جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن ، أوامر العمل ، الفاتورة ، سند التسليم ، لائحة التعبئة ، هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلي : -
الترقيم المسبق
تسجيلها في دفتر تسلسلي أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة في ملف واحد .
6. هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل ، وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين .
7. هل تراجع دوريا طلبات البيع التي لم يوفى بها بعد .
8. هل يتم تبليغ موظفي المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار والسياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة .
9. هل يبلغ موظفي المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات .
10. هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء ، ويتم تبليغ المعنيين بها .
11. هل يجري التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجري التسليف لهم .
12. هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف .
13. هل يستلم الأشخاص الذين يقومون بوظيفة التسليف معلومات في حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها
14. هل يتم تبيلغ الأشخاص المسؤولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف ، وعن أي تغيير في حدود التسليف أولا بأول .
15. هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة .
16. هل تجهز وثائق شحن لجميع الشحنات ؟
17. هل تخضع وثائق الشحن لما يلي : -
الترقيم المسبق .
تسجيلها في دفتر تسلسلي أو الاحتفاظ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة في ملف واحد .
تبليغ قسم الشحن فورا بها .
تبليغ المستودعات فورا بها .
إبلاغ قسم الفواتير فورا بها .
18. هل يشترط في وثائق الشحن ان تحتوي على : -
رقم أمر البيع .
اسم العميل. والمكان الذي ستشحن اله .
وصف كامل للبضاعة وكميتها .
تاريخ الشحن . ووسيلة الشحن . والإقرار بالاستلام .
19. هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل .
20. هل يجري التحقق من الكميات التي تشحن ، مثلا بالتعداد مرة ثانية .
21. هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير ، للتأكد من ان البضاعة التي شحنت صدرت بها فواتير
22. هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة .
23. هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلي : -
الترقيم المسبق .
محاسبة رقمية للتأكد من ان جميع الفواتير قد قيدت في وقتها .
إرفاق طلبات البيع الموافق عليها بها .
تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع .
24. هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل في يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل .
25. هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها .
26. هل يجري تحليل المبيعات بشكل منتظم .
27. هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة .
28. هل تجري مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام
29. هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء : -
تراجع من قبل موظف مسؤول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة .
ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة .
30. هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول بالحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف إصدار الفواتير والمقبوضات النقدية .
31. هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسؤول عن التسليف ، وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية .
ثالثا: المشتريات والذمم الدائنة
الإجراءات
1. هل يوجد فصل بين وظائف الشراء ، الاستلام ، الشحن ، معاجلة فواتير الموردين ، وظائف النقد والمحاسبة .
2. هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات .
3. هل تستعمل أوامر شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد والكمية والنوعية والثمن والشروط .
4. هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل إصدارها .
5. هل تخضع جميع أوامر الشراء لما يلي : -
الترقيم المسبق .
محاسبة رقمية لا ينطبق من ان جميعها قد قيد في وقته .
تدرج بالتفصيل في سجل تسلسلي أو ملف تسلسلي لصور عن الصادرة منها
6. هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة ( التي لم تورد بضاعتها ) ، وهل تراجع هذه الالتزامات دوريا ويحقق فيها .
7. هل أوامر الشراء التي لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها .
8. هل تجري معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجري مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها
9. هل يوجد دليل على ان جميع الخدمات التي تؤدى يجري تقييمها من حيث النوعية والإنجاز ؟
10. هل يتم الإبلاغ عن أي بضاعة معطوبة أو تالفة ؟
11. هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة ؟
12. هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية : -
وصف وكمية البضاعة وما إذا كانت مقبولة .
تاريخ الاستلام .
توقيع الشخص الموافق على الاستلام .
13. هل تخضع تقارير الاستلام لما يلي : -
الترقيم المسبق .
محاسبة رقمية لا ينطبق من ان جميعها قد قيد في وقته .
تدرج بالتفصيل في سجل تسلسلي أو ملف تسلسلي لصور عن الصادرة منها .
توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها في سجلات البضاعة ، إذا كانت مستعملة .
14. هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش ؟
15. هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون ( قسم الذمم الدائنة ) الذين يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير ؟
16. هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة ، عند ورودها ؟
17. هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام .
18. هل تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية ، وأجور الشحن والتوزيع المحاسبي .
19. هل يوجد دليل على ان الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع لمعالجتها ، وان التوزيع المحاسبي والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع .
20. هل تحصل موافقة على الفواتير والمستندات المؤيدة التي تمت معاجلتها ، من قبل موظفين معنيين قبل الدفع ؟
21. هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير ( بالدفع في حينه ) ؟
22. هل تحضر الدوائر لائحة بالأصناف التي تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها ؟
23. هل يتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد في حالة الأصناف التي لها عدة موردين ؟
24. هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا ؟
25. هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية : -
ملف طلبات الشراء .
ملف متابعة أوامر الشراء المحلية .
ملف أوامر الشراء المحلية المنفذة .
ملف متابعة أوامر الشراء الخارجية .
ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة .
ملف المورد
رابعا: الرواتب والأجور
الإجراءات
1. هل يوجد فصل في الواجبات بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف التالية : -
المسؤولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم ، وانتهاء الخدمة .
مسك سجلات الذاتية .
ضبط الوقت .
تجهيز جدول الرواتب والأجور .
الموافقة على جدول الرواتب والأجور .
المدفوعات النقدية .
مسك الاستاذ العام .
2. هل سجلات الذاتية وجداول الرواتب والأجور في مكان أمين .
3. هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع طلبات التوظيف .
4. هل يتم اخذ موافقة الإدارة على جميع معدلات الأجر الإضافي .
5. هل يتم منح جميع العلاوات والمزايا الإضافية للموظفين بموافقة الإدارة .
6. هل يوجد ملف لكل موظف يشتمل على جميع الوثائق الخاصة بـــــه .
7. هل يتم إبلاغ الموظفين الذين يقومون بتجهيز الرواتب والأجور فورا بمعدلات الرواتب والأجور للموظفين الجدد والموظفين الذين تم انتهاء خدماتهم .
8. هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات الوقت للموظفين .
9. هل يتم تحديد الأجر استنادا لسجلات تفصيلية كافية عن المبيعات للبائعين بالعمولة
10. هل توجد قائمة حسابات مفصلة تفصيلا كافيا وإرشادات وافية لتحديد التوزيع المحاسبي للرواتب والأجور ولضبط المطلوبات المتعلقة بالاسقتطاعات من الأجور .
11. هل البيانات الافرادية لأوقات الموظفين أو إنتاجهم أو عمولتهم على المبيعات : -
تسمح باحتساب الأجر الإجمالي بموجب أنظمة الإدارة .
تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور .
يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل إرسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب والأجور .
12. هل يتم تسوية عمولات البائعين على المبيعات المسجلة .
13. هل يتم مقارنة الراتب بموجب جدول الرواتب والأجور مع ملفات الموظفين على فترات معقولة من قبل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجداول الرواتب والأجور والصرف والأستاذ العام .
14. هل تتم الموافقة على جدول الرواتب والأجور من قبل موظفون مسؤولون قبل إصدار الشيكات أو صرف الرواتب .
15. هل يتم تسليم الرواتب للموظفين من قيل أشخاص مستقلون عن وظائف قسم الذاتية وجدول الرواتب والأجور وضبط الوقت وتجهيز الشيكات .
16. هل يتم استخدام المستندات التالية : -
كشف الرواتب والأجور .
قسيمة دفع راتب .
كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة .
17. هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية : -
ملف موظف .
ملف جدول الرواتب والأجور.
ملف انتهاء الخدمة .
المصدر مدونة صالح محمد القرا
رد مع اقتباس