العصف الذهني: ما هو، الأهمية، الاستراتيجيات، التقنيات، الخطوات
القدرة على العصف الذهني تعد مهارة مفيدة يمكن أن تساعدك على التعاون مع الآخرين وتوليد أفكار مبتكرة في مكان العمل، والعصف الذهني الناجح يتضمن التحضير والإبداع والثقة من جميع المشاركين في جلسة العصف الذهني؛ ويمكن أن يوفر لك فهم استراتيجيات وتقنيات وخطوات العصف الذهني المختلفة الأدوات اللازمة لقيادة جلسات العصف الذهني الجماعية المثمرة والتوصل إلى أفكار رائعة بنفسك. وفي هذه المقالة، نشرح ما هو العصف الذهني ونوضح 12 استراتيجية و7 تقنيات للعصف الذهني، ونوضح أيضاً خطوات العصف الذهني.
ما هو العصف الذهني؟
العصف الذهني هو طريقة للبحث عن الأفكار ووضع الخطط من خلال مناقشة مفتوحة، وعادة في إطار مجموعة؛ ويساعدنا العصف الذهني على أن نكون مبتكرين عند الحاجة، ويشجع العصف الذهني على التفكير الحر بين المشاركين لتوليد أكبر عدد ممكن من الأفكار، والتي يمكنك بعد ذلك البناء عليها وصقلها؛ ويمكن أن يتضمن العصف الذهني غالبًا طرقًا متعددة لمشاركة الأفكار بما في ذلك الرسم والكتابة والمحادثة. ويمكن تنظيم جلسات العصف الذهني لتلبية احتياجات فريق العمل ولكن تلك الجلسات تتضمن عادةً أربع قواعد أساسية:
- لا توجد تغذية راجعة سلبية: القضاء على النقد يخلق بيئة لمشاركة الآراء والأفكار بحرية دون خوف من الأحكام التقييمية من الأخرين أو الوقوع في الخطأ.
- ركز على الكمية بدلاً من جودة الأفكار: بدلاً من التفكير في فكرة واحدة كبيرة، اجعل هدفك التوصل إلى أكبر عدد ممكن من الأفكار؛ فكلما تمت مشاركة المزيد من الأفكار، زادت احتمالية وجود أفكار مفيدة أكثر للعمل عليها.
- استخدم أفكار الآخرين كنقاط انطلاق: يمكن أن يؤدي الجمع بين الأفكار إلى إيجاد حلول جديدة؛ وقم بتقييم كل فكرة لتحديد ما هو عملي ومبتكر ومناسب لإيجاد أفضل حل للهدف أو المشكلة.
- شجع التفكير غير التقليدي: الترحيب بجلسة عصف ذهني غير تقليدية يعزز فتح المجال للإبداع ويضيف أفكار جديدة الي الأفكار التي تم مشاركتها بالفعل.
أهمية العصف الذهني
يشجع العصف الذهني الناس على التفكير في جميع الاحتمالات والإبداع في مكان العمل، وتتيح هذه العملية لأعضاء فريق العمل تطوير أفضل حل لمشكلة ما من خلال سرد جميع الخيارات الممكنة ومراجعة إيجابيات وسلبيات كل خيار؛ وتتضمن بعض الفوائد الرئيسية للعصف الذهني ما يلي:
- تحسين التواصل داخل فريق العمل
- جمع الأفكار من وجهات نظر متعددة
- زيادة الإبداع
- بناء الحماس لمشروع ما
- توثيق عملية التخطيط
- إدخال طرق مبتكرة
استراتيجيات العصف الذهني
اتبع هذه الإستراتيجيات لعصف ذهني بشكل فعال:
1. ابدأ بتمارين الإحماء
لبدء جلسة العصف الذهني بشكل مثمر، ابدأ بتمرين الإحماء (التسخين)، ويمكن أن يساعدك الإحماء إما بمفردك أو في مجموعة على تعديل طريقة تفكيرك لتكون مبدعًا، مما يسهل عليك التفكير في الأفكار؛ ومن خلال ممارسة مهارات العصف الذهني في موقف افتراضي ممتع لبضع دقائق، يمكنك أن تكون أكثر راحة في مشاركة الأفكار الفعلية لمشروع العمل.
ويجب أن توفر لك عمليات الإحماء المثالية قبل جلسة العصف الذهني الفرصة لمحاولة الارتجال وتوليد الأفكار في سياق منخفض المخاطر، ويمكن أن يكون الكلمات المتقاطعة وألعاب الارتجال مفيدًا بشكل خاص عند الاستعداد لتبادل الأفكار؛ وتتضمن بعض أمثلة العاب الإرتجال ما يلي:
- الخروج بالمرادفات والمتضادات للكلمات العشوائية
- التفكير في استخدامات بديلة للأشياء في المكتب
- رواية قصة وكل شخص يضيف كلمة أو عبارة واحدة لكي تكتمل الأحداث
2. تصور هدفك
التزم بالموضوع أثناء جلسة العصف الذهني من خلال إجراء تمثيل مرئي لهدفك، وفكر في النتيجة أو الغرض المثالي، ثم اكتبه في مكان مركزي مثل مركز السبورة البيضاء؛ وتصور الموضوع الرئيسي يمكن أن يلهمك ويعطيك أفكارًا لتحقيق هدفك، ويمكن أن يذكرك التمثيل المرئي أيضًا بالنقطة الجوهرية للمحادثة، مما يسمح لك وللآخرين بضبط تركيزك والحفاظ على الإنتاجية.
3. توثيق المناقشة
التوثيق هو أحد الاستراتيجيات الأساسية لعصف ذهني ناجح، ونظرًا لأن العصف الذهني يتضمن توليد أفكار متعددة بسرعة، يمكن أن يساعدك التوثيق في الرجوع إليها لاحقًا وتحليل النطاق الكامل للمناقشة؛ ويمكنك توثيق جلسة العصف الذهني الخاصة بك باستخدام مسجل صوت أو تدوين ملاحظات مفصلة أو تصوير أي أدوات عصف ذهني بصرية مثل الخرائط الذهنية mind maps؛ ويجب ان تكتب أو تسجل كل فكرة أثناء العصف الذهني بغض النظر عن تلك التي تختارها في النهاية.
4. فكر بصوت عالٍ
إن قول أفكارك بصوت عالٍ يجعل عملية العصف الذهني تبدو طبيعية وتفاعلية، ويمكن أن يساعدك التفكير بصوت عالٍ على الشعور براحة أكبر عند مشاركة أفكارك قبل أن تصبح أفكارًا متطورة بالكامل؛ ويمكن أن يؤدي التحدث عن أفكارك مع الزملاء كما هي في عقلك إلى إلهام محادثة مثمرة وتمكين الآخرين بشكل طبيعي من البناء على أفكارك؛ وحتى لو كنت تقوم بالعصف الذهني بشكل مستقل، فإن التعبير اللفظي بأفكارك يمكن أن يسهل التعرف على الأفكار الجيدة ومواجهة أي تحديات.
5. التأكيد على التنوع
أثناء جلسة العصف الذهني، ركز على سرد أكبر عدد ممكن من الأفكار والأراء بدلاً من التفكير في بعض الأفكار بعمق، وحاول إنتاج مجموعة متنوعة من الأفكار البسيطة التي يمكنك العمل عليها لاحقًا؛ فوجود عدد كبير من الأفكار من جلسة العصف الذهني يمكن أن يوفر لك توضيح مفيد عن المشاريع المستقبلية ويسمح لك بالتعرف على الأفكار التي لديها أكبر قدر من الإمكانيات لكي تنجح. ويمكنك تشجيع التنوع من خلال تحديد هدف لعدد الأفكار التي تريد أن يساهم بها كل شخص، ثم تجميعها معًا؛ وهناك إستراتيجية أخرى يمكنك استخدامها وهي ضبط مؤقت وقول أو تدوين أكبر عدد ممكن من الأفكار قبل توقف المؤقت.
6. شجع كل فكرة
لتشجيع الإبداع والانفتاح أثناء العصف الذهني، حاول أن تجد الجوانب الإيجابية لكل فكرة تبتكرها أنت وفريقك؛ وحتى لو لم تكن الفكرة مثالية لمشروع ما، فابحث عن فوائدها المحتملة والسمات الإيجابية الأخرى. وكونك داعمًا ومشجعًا لنفسك وللآخرين يمكن أن يجعل الجميع يشعرون براحة أكبر في مشاركة أفكارهم، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح العصف الذهني؛ وعند تبادل الأفكار مع مجموعة، قدم تأكيدات إيجابية لأعضاء فريقك عندما يشاركون فكرة لتشجيع المساهمات الإضافية.
7. تعاون بدلاً من النقد
أحد الجوانب المهمة للعصف الذهني كفريق هو إضافة الأفكار والعمل معًا لتحسينها؛ فبدلًا من نقد الأفكار، فكر في طرق يمكنك بها الإضافة إلي الأفكار أو استخدامها لإلهام تفكيرك، وتعاون بشكل إيجابي من خلال ذكر ما أعجبك في كل فكرة؛ فمن خلال التركيز على التعاون مع زملائك في العمل عندما يشاركون الأفكار، يمكنك تشجيع الأجواء الإبداعية مع تحسين جودة الأفكار في جلسة العصف الذهني.
8. اطرح الأسئلة
إذا كنت تواجه صعوبة في إبتكار الأفكار بشكل طبيعي، فحاول طرح الأسئلة للحصول على الإلهام؛ ويمكنك طرح أسئلة عامة حول الهدف العام لجلسة العصف الذهني أو الاستفسار عن مواقف محددة. وهناك إستراتيجية أخرى تتمثل في السؤال عن سبب نجاح المشاريع المماثلة أو كيفية تعامل الشركات الأخرى مع القضايا ذات الصلة؛ ومن خلال طرح الأسئلة، يمكنك تشجيع المناقشة المفتوحة والنظر في موضوع العصف الذهني من زوايا متعددة قد لا تفكر فيها بنفسك.
9. نظم أفكارك
بمجرد أن يكون لديك العديد من الأفكار، قم بتنظيمها والجمع بينها لإضافة هيكل إلى جلسة العصف الذهني؛ وتعد الرسوم البيانية والتمييز بالألوان أدوات مفيدة لتجميع الأفكار في فئات أو إجراء علاقات (صلات او روابط) بين أنواع مختلفة من الأفكار؛ ويمكن أن يسهل تنظيم أفكارك في نهاية عملية العصف الذهني أيضًا مراجعة ملاحظاتك لاحقًا وفهم الغرض من كل فكرة.
10. تشجيع العصف الكتابي
مثلما قد يؤثر الرقم الأول المقترح في التفاوض على النتيجة، فإن الأفكار الأولى التي يشاركها الأشخاص في جلسة العصف الذهني قد تؤثر على المناقشة بأكملها؛ والعصف الكتابي هي عملية تركز على فصل عمليتي توليد الأفكار والنقاش عن بعضهما، حيث يكتب المشاركون أفكارهم قبل أو في بداية الاجتماع ثم يجتمعون للحديث عنها؛ وهذا الأسلوب يُشجع الجميع على المشاركة وطرح أفكارهم ويُساعد في القضاء على تحيز الفريق للأفكار الأولية المطروحة كما أنّه يقدم للجميع وقتاً أطول للتفكير في أفكارهم وهي خاصية هامة بشكل خاص للمشاركين ذوي الشخصية الانطوائية.
11. مشاركة الإلهام
لتعزيز تدفق مستمر للأفكار، قم بإنشاء ملف مشترك حيث يمكن للجميع تخزين أفكارهم وإلهامهم العشوائي في هذا الملف؛ واطلب من أعضاء الفريق التفكير في موضوع محدد مثل “تعزيز الوعي بالعلامة التجارية” ثم اجعل كل عضو في الفريق تسجيل مقترحاته في ملف العصف الذهني؛ ويمنح ملف العصف الذهني الأعضاء وقتًا للتفكير وربما التغلب علي أفكار بعضهم البعض.
12. جدولة جلسات متعددة
يمكنك تحقيق أقصى استفادة من جهود العصف الذهني من خلال جدولة جلسات عصف ذهني متعددة؛ وتمنحك المدة الزمنية بين اجتماعات العصف الذهني الوقت لإجراء المزيد من البحث والتخطيط، مما يمنحك أفكارًا للجلسات المستقبلية ويجعلها أكثر إنتاجية؛ ويمكن أن تساعد جدولة جلسات العصف ذهني متعددة أيضًا في منعك من الإرهاق الإبداعي والسماح لك بالعودة إلى أفكارك بمنظور جديد.
تقنيات العصف الذهني
هناك تقنيات عصف ذهني مختلفة يمكن أن تكون مفيدة في سيناريوهات مختلفة أو للتعامل مع تحديات معينة؛ وقد تكون إحدى التقنيات أفضل لتحليل قضية ما، بينما قد يكون أسلوب آخر أفضل لتشجيع الإبداع. وفيما يلي قائمة بسبعة تقنيات عصف ذهني قد تفكر فيها:
1. دورة روبن
دورة روبن هي واحدة من أبسط تقنيات العصف الذهني التي يمكنك استخدامها، حيث إنها تنظم الاجتماع فقط بحيث يتحدث كل شخص بدوره؛ وعادة ما يتم ترتيب المشاركين في دائرة، وبعد ذلك تقوم انت بتقديم الموضوع وما تود أن يساهم به المشاركون، ويمكنك بعد ذلك ان تقوم بتمرير الدور على كل من في الدائرة وإعطاء كل مشارك فرصة لمشاركة أفكاره؛ ويمكنك تحديد فترة زمنية محددة لكل شخص للتحدث إذا شعرت أن ذلك سيساعدك.
ويمكنك أيضًا تقسيم دورة روبن إلى جولات متعددة؛ فعلى سبيل المثال، قد تكون الجولة الأولى فرصة للجميع لمشاركة أفكارهم دون التعليق على أفكار الآخرين؛ وبمجرد الانتهاء من الدائرة، يمكنك بعد ذلك منح المشاركين الفرصة للتعليق على اقتراحات الآخرين بنفس الطريقة، وفي الجولة الثالثة والأخيرة من الدائرة، يمكن لكل مشارك التصويت على الحل المفضل لديه؛ ودورة روبن مرنة للغاية ويمكنك تكييفها مع احتياجاتك بسهولة تامة.
2. تقنية كروفورد للكتابة
في بعض الأحيان، قد يرغب المشاركون في التعبير عن أنفسهم بصدق ولكنهم يفضلون عدم الكشف عن هويتهم أثناء القيام بذلك لأسباب مختلفة؛ وقد يكون هذا أكثر احتمالا عندما تقوم بترتيب جلسة عصف ذهني لمعالجة مشكلة في مكان العمل، حيث قد لا يرغب بعض الأفراد في انتقاد الآخرين بشكل مفرط حتى لو اعتقدوا أنهم على خطأ؛ وفي هذه التقنية، تمنح الجميع قلمًا وقطعة من الورق، وتقوم بعرض القضية موضوع البحث وتطلب منهم كتابة تحليلهم أو اقتراحهم على قصاصة الورق، ولكن دون إضافة أسمائهم.
وبمجرد أن يكتب الجميع أفكارهم، تقوم بجمع كل القصاصات الورقية وترتيبها عشوائيًا؛ ويمكنك القيام بذلك عن طريق وضعها في صندوق أو شيء مشابه، وبعد ذلك يمكنك إخراجها واحدة تلو الأخرى وقراءة الاقتراح؛ يمكنك بعد ذلك دعوة المشاركين لمناقشة ما سمعوه ثم الانتقال إلى الاقتراح التالي، ويمكنك الجمع بين تقنية كروفورد وتقنيات أخرى مثل دورة روبن لتنظيم الجلسة بشكل أكبر.
3. الخريطة الذهنية
تعد تقنية رسم الخرائط الذهنية نهجًا تحليليًا وإبداعيًا أكثر، وغالبًا ما يكون مفيدًا في تطوير استراتيجيات وأفكار جديدة؛ وتستخدم هذه الطريقة عادةً شكلاً من أشكال التنظيم الرسومي مثل خرائظ التدفق أو الرسم البياني. فعلى سبيل المثال، إذا كان لديك فريق عمل مسؤول عن تسويق مجموعة جديدة من المنتجات للمستهلكين، فقد يكون رسم الخرائط الذهنية مفيدًا لتحديد كيفية القيام بذلك؛ وقد يحدد فريق العمل الأنواع المختلفة من المستهلكين الذين يرغبون في استهدافهم باستخدام أسلوب دورة روبن أو نهج مشابه وكتابتهم على السبورة البيضاء أو وسيلة مماثلة.
وبمجرد أن يكون لديك أنواع مختلفة من المستهلكين، يمكنك بعد ذلك أن تطلب من كل مشارك تسمية وسيلة فعالة واحدة لإستهداف كل نوع من أنواع المستهلكين؛ ومرة أخرى، يمكنك استخدام نهج مثل دورة روبن لجعل الجميع يساهمون بالتناوب. ويمكنك بعد ذلك التوسع في كل من وسائل استهداف المستهلكين بشكل أكبر؛ ولذلك، يسمح لك رسم الخرائط الذهنية بتنفيذ نهج منظم ومتعدد المراحل لتوليد الأفكار والتخطيط؛ وتذكر أنه يمكن أن يكون مفيدًا بنفس القدر في التحليل واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.
4. الانفجار النجمي
هذه تقنية عصف ذهني أخرى يمكن أن تكون مفيدة للتحليل أو توليد الأفكار، ويشير الاسم إلى حقيقة أنه يتم استخدام نجمة سداسية كمساعد بصري، حيث تتوافق كل نقطة على النجمة مع سؤال؛ وهذه الأسئلة هي من وماذا وأين ولماذا ومتى وكيف؛ فهذه الأسئلة توجه أفكار المشاركين ويمكن أن تساعدهم في تصنيف أفكارهم.
فعلى سبيل المثال، يمكنك استخدام تقنية الانفجار النجمي لمساعدة فريق العمل الذي يقوم بتوليد أفكار منتجات جديدة؛ فقد تسألهم ما هو المنتج، وما الذي يقدمه (مميزاته)، وأين يمكن أن يتم تقديمه (المكان، السوق المستهدف)، ولماذا يجب ان تقدم الشركة هذا المنتج، ومتى يمكن تطويره (الزمان)، وكيف ستفعل ذلك؛ وبالطبع، يمكن أن تنطبق هذة الأسئلة على أي شيء تقريبًا ويمكنك الجمع بين تقنية الانفجار النجمي وتقنيات أخرى مثل رسم الخرائط الذهنية لتوليد المزيد من التحليلات والأفكار المتعمقة.
5. العصف الذهني المترابط
غالبًا ما يستخدم قادة الفريق العصف الذهني المترابط خلال المراحل المبكرة من مشروع أو مبادرة جديدة؛ وهذه طريقة للحصول على أكبر عدد ممكن من الأفكار المترابطة، حتى لو كانت تفتقر إلى التفاصيل. فالعصف الذهني المترابط يعمل عادةً مع ارتباطات الكلمات، حيث يمكنك تقديم موضوع مركزي وتطلب من المشاركين المساهمة بالكلمات أو الأفكار التي يربطونها بها بشكل طبيعي؛ فعلى سبيل المثال، قد تخطط لإطلاق استراتيجية تسويق جديدة لمنتج وقد يكون الموضوع المركزي شيئًا متعلقًا بالمنتج.
فإذا كان المنتج عبارة عن برنامج، فهذا هو الموضوع الرئيسي؛ ويمكنك بعد ذلك أن تطلب من المشاركين المساهمة بالكلمات التي يربطونها بالبرنامج، والتي قد تكون أشياء مثل “البيانات” أو “الأمان” أو “واجهة المستخدم” أو “عبر الإنترنت”؛ ويمكنك إضافة كل منها إلى شيء مثل السبورة البيضاء، مع وجود الموضوع المركزي في المنتصف، وعادة ما يكون داخل دائرة لتحديده؛ وبمجرد استنفاد الأفكار الأولية، يمكنك تكرار العملية ببعض الكلمات التي ساهم بها المشاركون للحصول على المزيد من الأفكار.
6. تحليل SWOT
على الرغم من أن هذا التحليل يستخدم غالبًا من قبل المحللين الفرديين ومديري المشاريع، إلا أنه يمكن أن يكون أيضًا أسلوبًا إرشاديًا مفيدًا لجلسات العصف الذهني، خاصة في جلسات التحليل أو التخطيط؛ وهذه الكلمة تعني نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات ، وسيكون الوسيط مثل السبورة مفيدًا جدًا لتنظيم تحليل سوات، حيث تقسم السبورة إلى أربعة أرباع، وسيشغل كل جزء ربعًا واحدًا من هذا التحليل ويمكنك بعد ذلك دعوة المشاركين للمساهمة.
ويمكنك بعد ذلك استخدام أسلوب آخر مثل دورة روبن أو تقنية كروفورد للكتابة لدعوة المشاركين لإضافة أفكارهم؛ فإذا كان الغرض من الجلسة هو التفكير في مشروع جديد، يمكن أن تساعدك جلسة العصف الذهني القائمة على SWOT في الحصول على مدخلات من أفراد مختلفين من خلفيات مختلفة. فعلى سبيل المثال، قد يدرك المهندس فرصًا مختلفة بسبب المحترف المالي وقد يلاحظ المهندس المعماري تهديدات مختلفة بسبب المحترف القانوني (محامي الشركة)؛ ويمكنك أيضًا استكمال ذلك بتحليل باستل ، والذي يمثل العوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والقانونية والبيئية المعنية.
7. لعب الأدوار
قد تجد أن أسلوب لعب الأدوار مفيد إذا كنت تفكر في المواقف الافتراضية وتريد أن يساهم الآخرون في التخطيط لها؛ وفي لعب الأدوار، يتظاهر بعض الأفراد بأنهم شخص آخر، مثل العميل أو الناقد (شخص معارض)، حيث يفترضون وجهة نظر وموقف شخص آخر ويتفاعلون مع الآخرين. ويمكن أن يسمح هذا لفريق العمل بمحاولة تخمين كيف يمكن أن يتفاعل أفراد معينون مع خططك أو إجراءاتك وتصرفاتك؛ ولعب الأدوار هو نهج جذاب وإبداعي، لذا يمكنك تكييفه للعديد من الأغراض المختلفة.
خطوات العصف الذهني
تمر جلسة العصف الذهني بعدد من المراحل، وهذه المراحل هي:
1. خلق البيئة
للعصف الذهني الجماعي، حاول أن تقتصر على أقل من 10 مشاركين، فأنت تريد التأكد من حصول الجميع على فرصة للمشاركة في المناقشات؛ وحاول أن تكون على دراية بمن سيحضر، وحاول تضمين مشاركين من خلفيات وتخصصات ووجهات نظر مختلفة لإضافة المزيد من العمق والإبداع إلى جلسة العصف الذهني؛ ويجب أن تعين المجموعة شخصًا واحدًا لتسجيل الأفكار التي تمت مشاركتها أثناء الجلسة، مما يضمن عدم فقد أو نسيان أي شيء.
وتأكد من اختيار موقع به مساحة كافية للجميع ليظلوا مرتاحين، وأيضًا تأكد من الحفاظ على إضاءة الغرفة بطريقة جيدة لكي تضمن إنتباه المشاركين طوال الجلسة؛ ويمكنك استخدام تقنيات العصف الذهني المختلفة لهذه العملية، لذا قدم أي مواد أو موارد قد يحتاجها المشاركون لأداء جلسة عصف ذهني ناجحة. فعلى سبيل المثال، قد تحتاج إلى توفير الورق أو أدوات الكتابة أو السبورة لتمكين المشاركين من تدوين أفكارهم ومشاركتها.
2. تحديد المشكلة
بمجرد جمع المشاركين، حدد الهدف من جلسة العصف الذهني؛ وعادةً ما تهدف هذه الجلسات إلى التوصل إلى أكبر عدد ممكن من الحلول الممكنة؛ وفي حين أن جميع الحلول لن تبدو ممكنة، فإن الحصول على كمية أكبر يمنحك المزيد من الخيارات للاختيار من بينها؛ ومن خلال المناقشة الجماعية، يمكن للجميع المشاركة في تطوير أفكار تبدو غير مجدية وتحويلها إلى حلول واقعية؛ وحتى الفكرة التي يعتقد الناس أنها “سيئة” يمكن أن تثير فكرة جيدة أو إبداعية.
وبعد ذلك، يجب عليك تحديد المشكلة التي يهدف الفريق إلى حلها؛ ويمكنك أيضًا تأطير هذه الخطوة على شكل أسئلة تحتاج إلى الإجابة عليها؛ وبناءً على التحدي الذي تواجه، قد تحتاج إلى تقديم أسئلة أكثر تحديدا للإجابة عليها. فعلى سبيل المثال، بدلاً من ان تسأل، “كيف يمكننا تحسين منتجنا؟”، يمكنك اتباع نهج أكثر تحديدًا يتعلق بالهدف، مثل “كيف يمكننا جعل منتجنا أكثر سهولة في الاستخدام؟”، ويمكن أن تكون هذه الأهداف بمثابة إرشادات لعملية التفكير لدى المشاركين في جلسة العصف الذهني وتجعلهم أكثر تركيزًا.
3. توليد الأفكار
وتستخدم جلسات العصف الذهني تقنيات وتمارين مختلفة لتوليد الأفكار، وتتمثل إحدى الطرق الفعالة في ان تكون البداية بجعل المشاركين يأخذون وقتًا كأفراد لتبادل الأفكار؛ ويمكن أن تكون هذه الخطوة بسيطة مثل جعل الجميع يكتب قائمة بالأفكار على قطعة من الورق؛ واشرح للمشاركين أن لديهم الحرية في كتابة أي شيء يعتقدون أنه يمثل حلاً محتملاً، بغض النظر عن مدى استحالة أو غرابة ذلك؛ وفي هذه المرحلة، لا تلعب الجدوى من الأفكار دورًا كبيرًا لأنه يمكنك تطوير طرق لجعل هذه الأفكار أكثر جدوى خلال مرحلة المناقشة الجماعية.
إن جعل المشاركين يطورون الأفكار بشكل فردي يضمن مشاركة الجميع في العملية، وإذا كنت تستخدم العصف الذهني الجماعي فقط، فقد يجد المشاركون الأكثر خجلًا صعوبة في التحدث ومشاركة أفكارهم أمام المجموعة؛ كما يمكن أن يتشتت الانتباه عندما يحاول الأفراد التوصل إلى أفكار والاستماع إلى الآخرين الذين يشاركون أفكارهم في وقت واحد. وقد يركز جميع من في الجلسة على حل شخص واحد، ثم ينتهي الأمر بالمجموعة بخيارات أقل مما لو كان الجميع قد شاركوا على الأقل عددًا قليلاً من الحلول التي توصلوا إليها بشكل فردي.
4. تبادل الأفكار
بمجرد أن يتوصل المشاركون في جلسة العصف الذهني إلى مجموعة من الأفكار، يحب ان يتم مناقشة ومشاركة تلك الأفكار من قبل الجميع؛ وضع قواعد لهذه المناقشة، تنص على أنه لا يمكن للمشاركين انتقاد أو الحكم على أفكار الآخرين. وهناك تقنيات مختلفة لتوليد الأفكار وتطويرها، ولكن تأكد من أن اي تقنية تختارها توفر فرصًا للمشاركة للجميع؛ وحاول إبقاء المحادثة مركزة على فكرة واحدة في كل مرة، مما يسمح للمشاركين بمناقشة ما يعجبهم في الفكرة والبناء عليها لجعلها أفضل أو أكثر قابلية للتطبيق.
وستختلف كيفية مشاركة الأفكار والتعاون فيما بين المشاركين بناء علي تقنيات العصف الذهني التي تستخدمها؛ ويمكنك مناقشة كل فكرة شفهيًا أو كتابة قائمة الأفكار على السبورة البيضاء، وبعض التمارين تجعل الأفراد يكتبون أفكارهم على قطعة من الورق، ثم ينقلونها إلى الشخص التالي لجعلهم يبنون عليها ويطوروها؛ وابحث عن التقنيات المختلفة وادمج تلك التي تعتقد أنها يمكن أن تساعد في تحفيز الإبداع والمشاركة النشطة بين أعضاء فريقك.
5. تضييق قائمة الأفكار
الآن بعد أن شارك الجميع وناقش الأفكار التي تم إنشاؤها، يجب على المجموعة تضييق القائمة إلى اثنين أو ثلاثة من أفضل الحلول؛ وأفضل الحلول هي عبارة عن الأفكار التي تساعد في حل المشكلات التي حددتها في بداية الجلسة. وتتمثل إحدى طرق تضييق قائمة الأفكار في مناقشة وتقييم كل فكرة على أساس مدى تلبيتها احتياجاتك، ثم اجعل المشاركين يصوتون على أفضل ثلاثة خيارات؛ وأيًا كانت الأفكار التي تحصل على أكبر عدد من الأصوات، فإنها تمثل أفضل أفكار الفريق، ومن ثم يمكنك ترتيبها حسب الأولوية حسب الأهمية أو الجدوى.
وتتطلب هذه الخطوة من الفريق اتخاذ قرارات بشأن جدوى الأفكار؛ ووفقُا لحالتك، يمكن للفريق طرح أسئلة حول كل فكرة لتحديد إمكاناتها وجدواها. فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تسأل عما إذا كان يمكنك تنفيذ كل فكرة كما هي أم أنها تتطلب موارد أو وقتًا إضافيًا؛ ويمكنك أيضًا أن تسأل عن مدى سهولة الحصول على دعم من أصحاب المصلحة المعنيين أو ما إذا كان الحل يتطلب إجراء تغييرات كبيرة في ثقافة المنظمة أو سير العمل.
6. وضع خطة تنفيذية
بمجرد قيامك بصياغة قائمة بأهم فكرتين أو ثلاث أفكار، يجب عليك وضع خطة لما يجب القيام به بعد ذلك؛ تختلف هذه الخطوات وفقًا لوضعك الحالي، ولكن قد تحتاج إلى تقديم أفكارك إلى الإدارة أو أصحاب المصلحة المعنيين قبل تنفيذ أي حلول؛ وقد تحتاج أيضًا إلى إجراء مزيد من البحث للتأكد من أن الحلول الخاصة بك قابلة للتطبيق.
والأسئلة التي طرحتموها على أنفسكم لتحديد أفضل أفكاركم يمكن أن تكون بمثابة دعم أو دليل عند تقديم توصياتكم إلى أصحاب المصلحة؛ فإذا شاركت كيف توصلت إلى هذه الاستنتاجات، فهذا يوضح لفريق الإدارة الخاص بك أنك قمت بتقييم كل حل من الحلول التي طورها فريقك بعناية وحددت سبب نجاح هذه الأفكار؛ وبمجرد حصولك على الموافقة من الإدارة، يمكنك إنشاء فريق عمل لبدء اختبار أو تنفيذ الحل الذي اختاروه.
رد مع اقتباس