بحث في نظام الرقابة الداخلية
لعل من اهم الاسباب التي ادت لظهور انظمة الرقابة الداخلية هي الحاجة الماسة الى الية تعمل على ضبط العمل وكفاءة العاملين من جهة , وسرعة انجاز الاعمال الخارجية المتعلقة بالمنشأة مثل تدقيق الحسابات .
وبناء على ما تقدم تم تقسيم هذا المبحث الى الموضوعات التالية:
2/1 مفهوم الرقابة الداخلية
2/2 العوامل التي ساعدت على تطور الرقابة الداخلية
2/3 اهداف الرقابة الداخلية
2/4 ادوات الرقابة الداخلية
2/5 مقومات (ركائز) نظام الرقابة الداخلية
2/6 اجراءات فهم الرقابة الداخلية
2/7 طرق فحص وتقيم الرقابة الداخلية
2/8 مصادر المعلومات من اجل القيام بتقيم الرقابة الداخلية
2/9 مسؤولية الادارة تجاه الرقابة الداخلية في المنشأة
2/10 مسؤولية مدقق الحسابات الخارجي بالنسبة لانظمة الرقابة الداخلية
الرقابة الداخلية:
مقدمة:
لقد أدى التقدم العلمي و التكنولوجي الذي صاحب هذا العصر إلى زيادة الوحدات الإقتصادية وزيادة المسؤوليات الملقاة على عاتقها في تحقيق أهدافها. و فضلاً عن تعقد المشاكل الإدارية الناتجة عن تنوع نشاطها و زيادة حجم أعمالها.
ولعدم تأخر نتائج التدقيق الخارجي, كانت الرقابة الداخلية أمراً حتمياً تقتضيه الإدارة العلمية الحديثة للمحافظة على الموارد التاحة, حيث أن قوة أو ضعف نظام الرقابة الداخلية يتوقف عليه توسيع نطاق التدقيق أو عدم توسيع هذا النطاق. كما يتوقف على هذا النظام أيضاً نوع التدقيق المناسب لحالة المنشأة.
2/1 مفهوم الرقابة الداخلية:
لقد عرفت لجنة طرائق التدقيق المنبثقة عن المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين الرقابة الداخلية بأنها: تشمل الخطة التنظيمية ووسائل التنسيق و المقاييس المتبعة في المشروع بهدف حماية أصوله و ضبط و مراجعة البيانات المحاسبية و الأكد من دقتها و مدى الاعتماد عليها و زيادة الكفاية الإنتاجية و تشجيع العاملين على التمسك بالسياسات الإدارية الموضوعة.
ومن جهة أخرى, فإن هذا التعريف يخدم عملية التدقيق الخارجي و جوانبها.
" تعد خطة تنظيمية إدارية محاسبية للضبط الداخلي عند استخدام عوامل الانتاج المتاحة لدى المنشأة وصولاً الى اعلى معدلات ممكنة من الكفاية الانتاجية" .
2/2 العوامل التي ساعدت على تطور الرقابة الداخلية :
1. كبر حجم المنشآت و تعدد عملياتها.
2. اضطرار الادارة الى تفويض السلطات والمسؤوليات الى بعض الادارات الفرعية بالمشروع.
3. حاجة الادارة الى بيانات دورية دقيقة.
4. حاجة ادارة المشروع و صيانة اموال المشروع.
5. حاجة الجهات الحكومية و غيرها الى بيانات دقيقة.
6. تطور إجراءات التدقيق.
ومن هذا المنطلق يجدر بنا ذكر أهداف الرقابة الداخلية.
2/3 أهداف الرقابة الداخلية:
1. حماية أصول المنشأة من اي تلاعب او اختلاس أو سوء استخدام.
2. التأكد من دقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر لإمكان تحديد درجة الاعتماد عليها قبل اتخاذ أي قرارات.
3. الرقابة على استخدام الموارد المتاحة.
4. زيادة الكفاية الانتاجية للمنشأة.
5. وضع نظام للسلطات و المسؤوليات و تحديد الاختصاصات.
6. حسن اختيار الأفراد للوظائف التي يشغلونها.
7. تحديد الإجراءات النفيذية بطريقة تضمن انسياب العمل.
و بالنسبة لنظرة المدقق الخارجي لهذه الأهداف, فإنه يهتم بالهدفين الأول و الثاني من الاهداف السابقة, و ينبع هذا الاهتمام من طبيعة و أهداف مهام الحسابات و التي تتمثل في إبداء الرأي الفني المحايد عن مدى سلامة و صدق إعداد القوائم المالية محل الدراسة وفقاً لمجموعة من المبادىْ المحاسبية المتعارف عليها.
المبادئ الأساسية لأنظمة الرقابة الداخلية و الضبط الداخلي:
1. يتلاءم مع حجم البنك و طبيعة نشاطه.
2. يغطي كافة نشاطات البنك و عملياته.
3. يشمل على معايير مناسبة لمنع وقوع الأخطاء.
4. يشمل على آليات مناسبة تمكن من ضبط و تحليل و إدارة المخاطر الناجمة عن نشاطات البنك.
5. يكون مدعماً بأنظمة معلومات و اتصالات تكفل تدقيق المعلومات بدقة.
6. يتلائم مع الإطار المؤسسي للبنك بهدف ضمان التوافق مع أحكام القانون الذي يحكم عمليات البنك.
7. يكون مفصلاً و موثقاً بشكل كاف.
8. يحدد بوضوح الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
2/4 أدوات الرقابة الداخلية:
1. نظام الرقابة الإدارية.
2. نظام الرقابة المحاسبية.
3. نظام الضبط الداخلي
ونتناول هذه الأنظمة أو الأدوات بقليل من التفصيل و كما يلي:
- نظام الرقابة الإدارية :
" تشمل على الخطة التنظيمية والاجراءات والوثائق والسجلات المتعلقة بعمليات اتخاذ القرارات والتي تقود إلى الترخيص الإداري للعمليات.وهذا الترخيص يكون وظيفته إدارية ترتبط على نحو مباشر بالمسؤولية عن تحقيق أهداف المنشأة ".
ومن أهم الأساليب التي تستخدمها المنشأة لتحقيق أهداف الرقابة الإدارية ما يلي:
1. الموازنة التخطيطية.
2. التكاليف المعيارية.
3. تقارير الكفاية الدورية.
4. دراسات الحركة و الزمن.
5. الرقابة على الجودة.
6. البرامج التدريبية.
7. نظام محاسبة المسؤولية.
8. نظام تقييم الأداء.
9. الرسوم البيانية والكشوف الإحصائية.
وتكون هذه نقطة البدء لوضع أو إنشاء نظام رقابه محاسبي
- نظام رقابه محاسبية:
"وهو اختبار دقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر والحسابات ودرجة الإعتماد عليها.وتتبع عمليات صحة تسجيل وتبويب وتحليل وعرض البيانات المحاسبية".
ومن أهم الأساليب التي تستخدمها المنشأة لتحقيق أهداف نظام الرقابة المحاسبية ما يلي:
1. نظرية القيد المزدوج.
2. استخدام حسابات المراقبة.
3. استخدام أسلوب المصادقات.
4. مذكرات التسوية مع البنك.
5. توفير نظام مستندي سليم.
6. اتباع نظام الجرد المستمر و المفاجيء.
7. فصل واجبات إدارة الحسابات عن الإدارات الأخرى.
8. التدقيق الداخلي.
9. استخدام موازين التدقيق الدورية و الفرعية.
ولعل من أهم الأسباب لتحقيق فاعلية الرقابة الإدارية والمحاسبية هو الضبط الداخلي.
- الضبط الداخلي:
" وهي خطة تنظيمية و جميع وسائل التنسيق و الإجراءات الهادفة إلى حماية أصول المشروع من الاختلاس أو التلاعب أو سوء الاستخدام, ولن ننسى بأنها وظيفة داخلية تابعة لإدارة المنشأة.
ويعتمد الضبط الداخلي في سبيل تحقيق أهدافه على ما يلي:
1. تقسيم العمل.
2. المراقبة الذاتية بحيث يخضع عمل كل موظف لمراجعة موظف آخر يشاركه في تنفيذ العمل.
3. استخدام وسائل الخدمة المزدوجة.
4. التأمين على الممتلكات و الموظفين الذين في حوزتهم العهدة.
2/5 مقومات (ركائز) نظام الرقابة الداخلية:
يجمع الباحثون في التدقيق على أنه لا بد من توفر المقومات الرئيسية التالية في نظام الرقابة الداخلية السليم:
1. هيكل تنظيم إداري:
و لتحقيق فاعلية الرقابة الداخلية يجب أن يتسم الهيكل التنظيم الإداري في المنشأة بما يلي:
1- ان يمثل هذا الهيكل الخطط التنظيمية لتحقيق أهداف المنشأة.
2- ضرورة الترابط و التنسيق بين الأهداف الرئيسية و الفرعية.
3- وضوح خطوط السلطة و المسؤولية.
4- مرونة و بساطة الخطط الموضوعة مع الثبات النس
2. نظام محاسبي سليم:
و لتحقيق فاعلية الرقابة الداخلية, يجب أن يتسم النظام المحاسبي بما يلي:
1- أن يقوم النظام المحاسبي على مفاهيم و مبادئ تتسم بالوضوح والثبات وعدم الجمود لتحكم عملية التوجيه المحاسبي.
2- يتضمن النظام المحاسبي طرق وأساليب وإجراءات فنية للتحقق من جدية العمليات المحاسبية و التأكد من دقتها وسلامة التبويب لها.
3- شمل النظام المحاسبي على مجموعة مستندية (داخلية وخارجية) محددة.
4- قيد العمليات المحاسبية أولاً بأول, و يتطلب ذلك مجموعة دفترية مناسبة لحجم المنشأة.
5- اتباع مبدأ تقييم العمل.
6- يجب أن يعتمد النظام المحاسبي على مجموعة مناسبة من التقارير و القوائم المالية (تاريخية-جارية-مستقبلية).
7- يجب أن يتمشى النظام المحاسبي مع الهيكل التنظيمي للمنشأة, فهو إجراء و تحقيق محاسبة المسؤولية.
3. الإجراءات التفصيلية لتنفيذ الواجبات:
يجب مراعاة تقييم الواجبات بين الدوائر المختلفة بحيث لا يستأثر شخص واحد بعملية من أولها لآخرها.
4. إختيار الموظفين الأكفاء ووضعهم في المراكز المناسبة:
و ما يتضمن ذلك من وصف دقيق لوظائف المشروع المختلفة و برنامج مرسوم لتدريب العاملين في المشروع بما يتضمن حسن اختيارهم ووضع كل موظف في المكان المناسب.
5. رقابة الأداء في إدارات المشروع و مراحله المختلفة و ذلك لتحقيق كفاية عالية فيه:
و مما يجب ملاحظته ضرورة الالتزام بمستويات أداء مخطط لها و مرسومة, و إذا ما وجد أي انحراف عن هذه المستويات فيجب دراسته ووضع الإجراءات الكفيلة بتصحيحه. و تتم أداء الرقابة إما بالطريقة المباشرة أو غير المباشرة.
6. استخدام كافة الوسائل الآلية:
و يتم ذلك بطريقة تكفل التأكد من صحة و دقة البيانات المحاسبية المسجلة في الدفاتر و السجلات, و المحافظة على أصول المشروع من أي تلاعب أو اختلاس.
كما أن المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين قسم مقومات الرقابة إلى الأقسام الخمسة التالية:
1. البيئة الرقابية: و التي اعتبرها كالمظلة التي تضم تحتها بقية أجزاء النظام و هي تمثل ما بينته المعايير الدولية.
2. الإجراءات الرقابية: و هي تماثل ما تم ذكره أعلاه حسب المعايير الدولية.
3. تقييم المخاطر: و يقصد بها قيام العمل بتقييم المخاطر التي تتعلق بإعداد القوائم المالية لمراعاة الالتزام بالمعايير المحاسبية.
4. نظام المعلومات و التوصيل: وهو يُماثل ما تم ذكره في المعايير الدولية باسم النظام المحاسبي.
5. الإشراف و التوجيه : و يشمل الإجراءات اللازمة لمتابعة تطبيق مختلف الجوانب الرقابية للتحقيق من إنها تعمل حسب ما خطط لها .
2/6 إجراءات فهم الرقابة الداخلية:
هي الإجراءات التي يقوم بها المدقق من أجل جمع أدلة عن تصميم و عمل نظام الرقابة الداخلية و كافة مكوناته في مرحلة الفهم و تسمى إجراءات فهم الرقابة الداخلية, حيث أن هذا النظام يستحدم كأساس لعملية التخطيط للتدقيق, بحيث أن المدقق يقوم بتقدير مخاطر الرقابة تقديراً أولياً, فإن قام بتقييم المخاطر بأقل من الحد الأعلى فإنه يقوم بتنفيذ اختبارات الرقابة و التي بدورها تمكن المدقق من تعديل مخاطر الرقابة و التي تم تحديدها أولياً و بالتالي وضع تصور أفضل لمخاطر الرقابة المخططة و تحديد درجة الاعتماد على النظام لغايات تحديد حجم الاختبارات التفصيلية للأرصدة, و بشكل عام فإن فهم المدقق للرقابة الداخلية وتقييم مخاطر النظام يخدم المدقق في المجالات التالية:
1. حتى يتمكن المدقق من التأكد من إمكانية توفر أدلة كافية و مناسبة تمكنه من إنجاز مهمة التدقيق و بالتالي اتخاذ قرار بالموافقة على عملية التدقيق أو الإمتناع عنها.
2. تمكين المدقق من تحديد الانحرافات المحتملة.
3. تمكين المدقق من تقدير مخاطر الاكتشاف المخططة حسب نموذج المخاطر المستخدمة.
4. تمكين المدقق من تصميم الاختبارات التفصيلية للأرصدة بشكل كافي و مناسب
منقول للفائدة و لم اعرف المصدر الأصلي للبحث
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة المحاسب الركابي
