أسرار رواد الأعمال لتنظيم الوقت
الوقت الضائع لا يمكن تعويضه ولذا فإن حسن إدارته من أولى الأولويات، وذاك واحد من أهم وأبرز أسرار رواد الأعمال لتنظيم الوقت، إنهم يسعون إلى استملاك أوقاتهم بشكل كامل، واستغلاله، وملئه دائمًا بالأنشطة المهمة.
يفوض رواد الأعمال الناجحون البعض لأداء مهامهم الثانوية فيما يؤدون هم المهام الأساسية؛ فمن شأن ذلك أن يمنحهم فرصة التركيز في إنجاز هذه المهمات الكبرى، والإتيان بنتائج مثالية من خلالها.
إنهم لا يسعون إلى تنظيم أوقاتهم فحسب، بل يقسمون هذا اليوم ذاته إلى دقائق، والعمل على استنفاذ جوهر هذه الدقائق، وتحقيق أكبر استفادة منها.
وأشار Kevin Kruse؛ المؤلف ورائد الأعمال، في كتابه: “15 Secrets Successful People Know About Time Management” إلى أسرار رواد الأعمال ليس في تنظيم الوقت فحسب، وإنما في زيادة الإنتاجية، بل تحقيق الثروة كذلك، سنحاول فيما يلي الإشارة إلى أبرز هذه الأسرار وتلك المهارات.
1- الوقت أثمن الموارد وأكثرها ندرة
ذات يوم كتب Kevin Kruse على لافتة كبيرة “1440”، وإنما كان يقصد من ذلك أن اليوم _كل يوم_ هو عبارة عن 1440 دقيقة، فماذا هو فاعل بهذه الدقائق؟! عندئذ أدرك أهمية الثروة التي بحوزته أي وقته، فعمل على استخدامها، وتوظيفًا توظيفًا مثاليًا.
وانعكست النتائج إيجابيًا ليس على Kevin Kruse وحده وإنما على كل أفراد فريقه، يُفهم من هذا أن الوقت الذي بحوزتنا كثير جدًا، لكن علينا أن نحسن إدارة ثروتنا.
2- قاعدة MIT
من بين أسرار رواد الأعمال لتنظيم الوقت أنهم يقسّمون أهدافهم أو، بالأحرى، المهام الملقاة على عاتقهم، إلى أولويات قصوى وعاجلة، وأخرى يمكن تأجيلها وإرجاؤها، وكذلك الحال بالنسبة للأهداف.
وأول ما يؤدونه هو المهام الأكثر أهمية Most Important Tasks، وهذا هو المقصود بقاعدة MIT.
وهم لا ينحرفون عن هذه المهمات الأساسية، والمحورية، وينجزونها على النحو الأمثل، وجزء كبير من جهدهم منصب على تحديد ومعرفة هذه النوعية من المهام والأهداف.
يلخص Kevin Kruse هذه القاعدة قائلًا:
“الأشخاص الناجحون للغاية لا يفكرون في الوقت كثيرًا على الإطلاق، إنهم يفكرون، بدلًا من ذلك، في القيم والأولويات والعادات المتسقة”.
3- الجدول الزمني لا قائمة المهام
مزّق قائمة مهامك وطوّح بها خلف ظهرك، ذاك ما يوصيك رواد الأعمال الناجحون؛ فـ 41% وفقًا لـ Kevin Kruse لا يكملون خططهم، ولا يؤدون المهام الملقاة على عاتقهم، ناهيك عن أن أداء مهمة واحدة قد يفتح عليك باب مشكلات لا تنتهي.
وبدلًا من ذلك، يجب عليك _إن أردت أن تمتلك وقتك_ أن تعتمد على جدول زمني واضح ومحدد ومرسوم سلفًا؛ إذ يمنح التركيز بشكل أكبر، ويحدد لك الطرق التي من الواجب عليك السير فيها، بالإضافة إلى أنه سيمكنك من الالتزام بقاعدة MIT سالفة الذكر.
4- اختر ما تفعله
دائمًا هناك المزيد مما يتوجب عليك فعله، وغالبًا لن تتمكن من الوفاء بكل ما عليك، وما هو ملقى على كاهلك من مهام وأولويات. يؤمن رواد الأعمال والناجحون عمومًا بهذا، كما أنهم يتقبلون حدودهم، وحدود قدراتهم الخاصة، لكنهم، وفي محاولة منهم للتغلب على المأزق الحالي، يختارون ما يؤدونه.
تساعد هذه الطريقة في إنجاز المهام الأكثر أهمية، من جهة، وفي عيش حياة طبيعية متوازنة بين العمل والحياة الشخصية، كي لا يطغى أحدهما على الآخر.
5- تحكم في بريدك الإلكتروني
يقضي العاملون في المكاتب، وفقًا لاستطلاع أجراه معهد ماكينزي العالمي، ثلثي يوم عملهم في تفقّد بريدهم الإلكتروني. قد تبدو نتيجة كهذه صادمة، فالوقت المهدر هنا كثير كفاية، ومما يجب على المرء إدراكه: أن “البريد الإلكتروني هو طريقة رائعة للآخرين لوضع أولوياتهم في حياتك” ولذلك كن منتبهًا لما تريد أن تُقحمه في حياتك.
وكطريقة للتغلب على هذه المأساة ينصح Kevin Kruse باتباع قاعدة “321-Zero” أي للحفاظ على البريد الإلكتروني في مكانه: تفقده ثلاث مرات في اليوم ، اقضِ 21 دقيقة لمراجعة رسائلك. هدفك هو صندوق وارد بدون بريد جديد.
6- جرأة قول لا
يقول رجل الأعمال الشهير وارن بافت إن “الأشخاص الناجحين للغاية يقولون لا لكل شيء تقريبًا”؛ ذلك لأن لديهم ما يشغلهم، لديهم ما يفعلونه؛ حيث رسموا أهدافهم وحددوها سلفًا، ومن ثم فإن أي التزام بأمر آخر سيحول بينهم وبين إنجاز ما يتوجب عليهم إنجازه.
7- يوم لموضوع واحد!
سعيًا منهم لتركيز الانتباه، وشحذ الأفكار الحرة والمبتكرة يحدد كثير من رواد الأعمال أيامًا معينة لموضوعات عمل محددة، فعلى سبيل المثال، يلتزم داستن موسكوفيتز؛ المؤسس المشارك لفيسبوك بموضوع “لا اجتماع الأربعاء”؛ إذ يمتنع في هذا اليوم عن إجراء أي اجتماعات، ويكرس وقته لأهدافه التي حددها لهذا اليوم.
إن تكريس يوم كامل للموظفين لنوع واحد من العمل يشجع على التركيز الجماعي الذي يحفز الإنتاجية، ذاك هو الهدف النهائي لهذه المهارة أو ذاك السر من أسرار رواد الأعمال .
8- مهام في دقائق
بعض المهام لا يمكن تأجيلها، وبعضها الآخر يمكن أداؤها والانتهاء منها في بضع دقائق، تخلص من الاثنين معًا، أنجزهما حتى تفرّغ نفسك لما هو أهم وأجدى، فمن خلال ذلك ستعود إلى جدولك الزمني الموضوع سلفًا بشكل عاجل وسريع، وستنجز مهامك العاجلة والصغيرة في نفس الوقت.
9- الإنتاج بالتركيز لا بالوقت
إن تصورت أن معدل إنتاجك مرتبط بالوقت الذي تقضيه في العمل فأنت واهم؛ فالوقت لا علاقة له بالأمر هنا، وإنما طاقتك، ومدى تركيزك في العمل هما المعيار الوحيد والأمثل للإنتاج الكثيف.
يقول Kevin Kruse:
“الشيء الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بالوقت والإنتاجية ليس تكتيكًا أو خدعة، إنه تحول في العقلية”.
إذًا، أنت بحاجة لأن تكون نشطًا، ومفعمًا بالطاقة، ومنخرطًا في عملك بالكلية كي تصل إلى ذروة إنتاجك، وهو الأمر الذي يحتم عليك إعادة شحن طاقتك من آن لآخر.
رد مع اقتباس
